نحوه خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب برای اتصال به سایر نرم‌افزارها

در اغلب سازمان‌ها، دستگاه حضور و غیاب تنها وظیفه ثبت تردد پرسنل را بر عهده دارد، اما برای محاسبه دقیق کارکرد و پرداخت حقوق، این اطلاعات باید از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب به سایر سیستم‌ها منتقل شود. خوشبختانه اکثر نرم‌افزارهای حضور و غیاب ایرانی و خارجی، امکانات متنوعی برای تهیه خروجی جهت استفاده در نرم‌افزارهای دیگر فراهم کرده‌اند. در ادامه روش‌های رایج و حرفه‌ای خروجی گرفتن از این نرم‌افزارها را معرفی می‌کنیم:

1. خروجی اکسل (Excel) یا CSV از نرم‌افزار حضور و غیاب

یکی از ساده‌ترین روش‌های انتقال داده، تهیه خروجی در فرمت‌های اکسل (Excel) یا CSV است. اغلب نرم‌افزارهای حضور و غیاب این قابلیت را در قسمت “گزارش‌گیری” یا “خروجی اطلاعات” دارند.

کاربردها:

• انتقال فایل اکسل به نرم‌افزار حقوق و دستمزد
• تجزیه و تحلیل داده‌های تردد در گزارش‌های مدیریتی
• آماده‌سازی فایل برای حسابداران و مدیران منابع انسانی

مثال عملی: خروجی اکسل شامل ستون‌هایی مانند کد پرسنلی، نام، تاریخ، ساعت ورود، ساعت خروج، تأخیر، اضافه‌کار، مأموریت و… بوده و برای اکثر نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد قابل ویرایش و استفاده است.

مراحل ساخت فایل خروجی

بیشتر نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان تهیه خروجی در فرمت‌های مختلف مثل اکسل یا فایل متنی (Text) را دارند. این خروجی‌ها طوری طراحی می‌شوند که قابل استفاده در انواع نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، حسابداری یا منابع انسانی باشند.

1. انتخاب پارامترها
   ابتدا مشخص کنید که چه اطلاعاتی برای انتقال نیاز دارید؛ مثلاً ساعات کاری، اضافه‌کار، تأخیر، مرخصی و … این موارد را از لیست اصلی به بخش آیتم‌های خروجی منتقل می‌کنید.
2. مرتب‌سازی آیتم‌ها

   با استفاده از دکمه‌های “بالا” و “پایین”، می‌توانید ترتیب نمایش آیتم‌ها را تغییر دهید تا مطابق نیاز نرم‌افزار مقصد باشند.

3. تنظیم قالب خروجی
   حالا نوبت تنظیم ظاهر فایل خروجی است:

   جداکننده ستون‌ها: مثلاً می‌توانید از کاما (,) یا خط تیره (-) برای جدا کردن ستون‌ها استفاده کنید.

   پیشوند و پسوند خطوط: برای هر خط می‌توان عبارتی در ابتدا یا انتها اضافه کرد.

   جداکننده خطوط: از کاراکترهای خاص مثل \n (خط جدید)، \r (بازگشت به ابتدای خط) یا \t (جلو رفتن به اندازه ۸ کاراکتر مانند کلید Tab) استفاده می‌شود.

4. تنظیم نوع و قالب هر فیلد
   بسته به نوع داده، باید قالب مناسبی برای آن مشخص شود:اعداد یا متن: مثل مأموریت روزانهساعت و دقیقه: مثل اضافه‌کارتاریخ: مثل تاریخ شروع یا پایان گزارش

   همچنین می‌توانید برای هر فیلد پیشوند، پسوند یا طول مشخصی تعیین کنید. مثلاً برای “اضافه‌کار” ممکن است قالب ۵ رقمی تعریف شود: ۳ رقم برای ساعت و ۲ رقم برای دقیقه. نمایش می‌تواند از سمت چپ یا راست برش بخورد تا به قالب مورد نیاز برسد.

5. خروجی نهایی و ذخیره قالب
   پس از تنظیمات، می‌توانید فایل خروجی را ایجاد و ذخیره کنید. خروجی معمولاً در دو حالت Unicode یا ASCII قابل ذخیره‌سازی است. همچنین می‌توانید قالب طراحی‌شده را ذخیره کرده و در دفعات بعدی برای خروجی گرفتن سریع‌تر، آن را بارگذاری کنید. نام قالب نیازی به پسوند خاص ندارد.

 

2. خروجی‌های آماده برای نرم‌افزارهای مالی و حقوق و دستمزد

بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب ایرانی (مانند نرم‌افزارهای شرکت زمان‌پرداز، فراتکنو یا پالیزافزار) امکان تهیه خروجی اختصاصی برای اتصال به نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد شناخته‌شده مانند هلو، سپیدار، محک، تدبیر و رهاورد را دارند.

نکات فنی:

• در تنظیمات خروجی، فرمت فایل را بر اساس نرم‌افزار مقصد انتخاب کنید.
• برخی نرم‌افزارها نیاز به خروجی با پسوند .txt یا .dat و ساختار خاص دارند.
• قبل از تهیه خروجی، از مسئول حسابداری یا کارشناس منابع انسانی بپرسید که نرم‌افزار آن‌ها دقیقاً چه فرمتی را می‌پذیرد.

3. اتصال مستقیم از طریق API یا Web Service

اگر نرم‌افزار حضور و غیاب شما مدرن و تحت وب باشد، احتمال زیادی وجود دارد که امکان اتصال مستقیم به سایر نرم‌افزارها از طریق API را نیز داشته باشد.

مزایا:

• اطلاعات حضور و غیاب به‌صورت اتوماتیک به نرم‌افزارهای دیگر منتقل می‌شود.
• مناسب برای سازمان‌های بزرگ با سیستم‌های ERP یا HRM
• بدون نیاز به خروجی‌گیری دستی در هر دوره
• اگر از نرم‌افزارهای منابع انسانی تحت وب یا ERP سازمانی مانند Odoo، Oracle HR، SAP، چارگون یا دیدگاه استفاده می‌کنید، اتصال از طریق API بهترین و دقیق‌ترین روش است.

4. خروجی تحت دیتابیس (SQL، Access و…)

در برخی نرم‌افزارهای حضور و غیاب، امکان اتصال مستقیم به بانک اطلاعاتی وجود دارد. در این حالت می‌توان اطلاعات مورد نیاز را مستقیماً از دیتابیس استخراج کرد.

کاربردها:

• استفاده در گزارش‌سازهای حرفه‌ای مانند Power BI
• پیاده‌سازی خودکار فرآیندهای حقوق و دستمزد با کوئری‌های SQL
• اتصال نرم‌افزار حضور و غیاب به سیستم‌های داخلی سازمان

پیشنهاد مطالعه : روشهای اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر

جمع‌بندی

نرم‌افزار حضور و غیاب تنها زمانی ارزش واقعی خود را نشان می‌دهد که بتواند با دیگر سیستم‌های سازمانی هم‌خوان و یکپارچه شود. چه از طریق اکسل، چه API یا فرمت‌های سفارشی، خروجی گرفتن از نرم‌افزار حضور و غیاب برای نرم‌افزارهای دیگر گامی ضروری در خودکارسازی امور اداری و کاهش خطای انسانی است.