تایمست مجله تکنولوژی
حقوق و دستمزد (Payroll) از بنیادی‌ترین ارکان در نظام اشتغال و مدیریت منابع انسانی به شمار می‌آید. این دو مفهوم، تنها محدود به کارکنان نیستند؛ بلکه برای کارفرمایان، مدیران مالی و حتی سیاست‌گذاران اقتصادی نیز از اهمیت بالایی برخوردارند. حقوق و دستمزد به عنوان جبران خدمات مالی در ازای کار انجام شده، نقش مؤثری در افزایش انگیزه، حفظ نیروی انسانی، ارتقای بهره‌وری و ایجاد اعتماد در محیط کار دارد. از سوی دیگر، محاسبه دقیق و پرداخت به موقع حقوق و مزایا، یکی از حساس‌ترین و پرچالش‌ترین فرآیندها در واحدهای مالی و اداری هر سازمان محسوب می‌شود.
تعریف حقوق و دستمزد در قانون کار
حقوق و دستمزد به کلیه پرداخت‌هایی اطلاق می‌شود که کارفرما در قبال کار انجام شده به کارمند یا کارگر می‌پردازد. این پرداخت‌ها می‌توانند به شکل حقوق ثابت ماهانه، دستمزد ساعتی، پاداش، مزایای نقدی و غیرنقدی باشند. در قانون کار ایران، حداقل حقوق پایه و شرایط مزایا برای حمایت از کارکنان تعیین شده و هرگونه پرداخت کمتر از حداقل تعیین‌شده، تخلف محسوب می‌شود.
تفاوت حقوق با دستمزد
🔹 دستمزد : دستمزد نوعی پرداخت مالی است که بر اساس میزان فعالیت واقعی فرد محاسبه می‌شود. این فعالیت می‌تواند شامل تعداد ساعت یا روزهای کاری، مقدار تولید یا خروجی یا نوع و حجم کار انجام شده باشد.
این روش پرداخت در مشاغل ساعتی، پروژه‌ای، پیمانکاری، موقت یا فصلی بسیار رایج است. به عنوان مثال، کارگری که روزانه بر اساس ساعت کار دستمزد دریافت می‌کند یا فریلنسرهایی که برای هر پروژه مبلغ مشخصی می‌گیرند، در این دسته قرار می‌گیرند.
🔹 حقوق : حقوق، پرداختی ثابت و منظم است که معمولاً به صورت ماهانه به کارکنان تمام‌وقت یا رسمی تعلق می‌گیرد.
در این روش، مبلغ حقوق از پیش مشخص شده و مستقل از تعداد روزهای کاری یا حجم کار انجام‌شده در ماه است. حقوق اغلب همراه با مزایا، بیمه، عیدی و سایر موارد رفاهی ارائه می‌شود.
| معیار | حقوق | دستمزد |
|---|---|---|
| نحوه محاسبه | ثابت و ماهیانه | بر اساس ساعت، روز یا پروژه |
| نوع اشتغال | دائمی، رسمی | موقتی، پیمانکاری، فصلی |
| ثبات پرداخت | پایدار و منظم | متغیر و وابسته به عملکرد |
| مثال | کارمند اداری | کارگر روزمزد یا فریلنسر |
سیستم حقوق و دستمزد چیست ؟
سیستم حقوق و دستمزد برنامه‌ای است که با استفاده از ساعات کارکرد پرسنل و داده‌های دیگر از جمله مزایا و کسورات و بر اساس پارامترهای تنظیم شده، حقوق پرسنل را محاسبه کرده و طی یک فیش در اختیار شما قرار می‌دهد.
پرداخت دقیق حقوق و دستمزد مستلزم استفاده از یک سیستم حقوق و دستمزد است. چرا که محاسبه دستی حقوق عاری از خطا نخواهد بود. اما اشتباهات انسانی در نرمافزار به شدت کاهش یافته و پرداخت حقوق به صورت کامل و صحیح صورت می‌گیرد.
مزایای سیستم حقوق دستمزد
- محاسبه سریع و صرفه‌جویی در وقت
- حذف اشتباهات انسانی و محاسبه صحیح
- افزایش رضایت کارکنان در پی پرداخت‌های منظم
- کاهش انباشت تعهدات مالی
- ذخیره سازی اطلاعات حقوق و دستمزد در یک بانک اطلاعاتی و افزایش امنیت داده‌ها
- کاهش هزینه‌ها
- صدور فیش حقوقی و ارائه آن به کارکنان
- تهیه و ارائه انواع گزارشات متنوع
امکانات نرم افزار حقوق دستمزد
- ثبت اطلاعات حقوقی شرکت مانند نام کارگاه، مشخصات کارفرما، حوزهمالیات و بیمه مربوطه
- ثبت انواع استخدام، وضعیت استخدامی، احکام پرسنلی و جداول مالیاتی
- ثبت وام‌ها، اعتبارات، بیمه‌های تکمیلی و سایر کسورات
- ثبت پارامترهای محاسباتی برای هر یک از بخش‌ها
- ثبت الگوهای محاسبه حقوق و دستمزد
- ثبت مزایای پرداختی، مساعده، عیدی، بازخرید مرخصی و تسویه حساب پایان خدمت
- یکپارچه سازی با سیستم حضور و غیاب و دریافت اطلاعات کارکرد از آن سیستم
- ایجاد فایل خروجی جهت ارائه به اداره بیمه و مالیات
- صدور فیش حقوق برای ارائه به پرسنل
- گزارشات متنوع از اسناد مختلف ، میزان پرداخت‌ها و کسورات به تفکیک شخص، واحد یا به صورت کلی
حقوق و دستمزد کارکنان به چه صورت محاسبه می‌شود ؟
در این بخش می‌خواهیم ببینیم که محاسبات نرم افزار حقوق و دستمزد به چه شکلی انجام می‌شود؟ میزان حقوقی که هر ساله از طرف شورای عالی کار برای کارکنان مشمول قانون کار اعلام می‌شود، بر مبنای ماه شمسی 30 روزه است. دستمزد و مزایای متعلق به هر فرد بر مبنای ۳۰ روز محاسبه شده و بر اساس روزهای کارکرد پرداخت می‌گردد.
اما حقوق ماه‌های 31 روزه و 29 روزه چطور محاسبه می‌شود ؟
در ماه‌های 31 روزه، دستمزد و مزایا تقسیم بر 30 شده و در عدد 31 ضرب می شود.
در ماه‌های 29 روزه، دستمزد و مزایا تقسیم بر 30 شده و در عدد 29 ضرب می‌گردد.
قانون‌گذار ساعت کار هفتگی را 44 ساعت تعیین کرده است. روز جمعه، روز استراحت با حقوق است. روزهای تعطیل رسمی نیز مانند روز جمعه، جزء کارکرد محاسبه شده و حقوق آن باید پرداخت شود. اگر 44 ساعت را در 6 روز کاری تقسیم کنیم، مدت ساعت کار در یک روز برابر با 7 ساعت و بیست دقیقه می‌شود.
۴۴ ساعت / ۶ روز کاری = ۷.۳۳ (۷ ساعت و بیست دقیقه) ساعت کار روزانه
شرکت‌ها 44 ساعت کار هفتگی را به صورت مساوی بین روزهای هفته (از شنبه تا 5 شنبه) تقسیم کرده و هر رو 7 ساعت و 20 دقیقه کار می‌کنند. در بعضی از شرکت‌ها، ساعت کاری روزانه را بیشتر کرده و در ازاء آن روز پنجشنبه را تعطیل می‌کنند.
ساعت کاری، ۷ ساعت و بیست دقیقه (۷.۳۳) در روز، 44 ساعت در هفته و 220 ساعت در ماه (30 روزه) است. حقوق ماهانه بر اساس ۳۰ روز یا ۲۲۰ ساعت محاسبه می‌گردد.
قانون کار کارفرمایان را مکلف کرده است که در کنار حقوق مبنا، مزایای دیگری نیز به کارکنان پرداخت نمایند. مهمترین این مزایا عبارتند از :
حق مسکن ، حق اولاد (عائله‌مندی) ، خوار و بار ، عیدی ، بازخرید سنوات، بازخرید مرخصی ، عیدی
– مزد مبنا = حقوق روزانه X روزهای کارکرد
– حقوق = مزد مبنا + مزد اضافه کاری + عائله‌مندی + حق مسکن + بن خواروبار + سایر مزایا
– مزد 1 ساعت کار = حقوق روزانه/۷.۳۳۳
– مزد 1 ساعت اضافه کاری = مزد یک ساعت کار X ۱.۴
– پرداختی به کارگر = جمع حقوق و مزایا – بیمه سهم کارگر – مالیات بر حقوق – کسورات (وام، مساعده و …)
– مزایای پایان کار (بازخرید خدمت) = یک ماه حقوق به ازاء هر سال کارکرد ( بر اساس آخرین حقوق دریافتی)
– میزان عیدی آخر سال کارکنان مشمول قانون کار = دو برابر حقوق پایه شخص ( مشروط بر این‌که از سه برابر حداقل حقوق همان سال بیشتر نباشد )
موارد زیر مشمول کسر حق بیمه سهم کارگرمی‌شود :
- حقوق مبنا
- اضافه کاری، شب کاری، نوبت کاری
- کمک هزینه مسکن و خواربار
- دریافتی‌های فوق‌العاده (شغل، ثابت، کارهای سخت و زیان‌آور، خارج از مرکز)
- پاداش‌ها به جز مواردی که مشمول کسر حق بیمه نیست
موارد زیر مشمول کسر حق بیمه سهم نمی‌شود :
- کمک هزینه عائله مندی
- بازخرید روزهای مرخصی
- فوق‌العاده مأموریت
- پاداش افزایش تولید
- مزایای پایان کار
- خسارات اخراج
تعاریف مورد نیاز در این سیستم
کارفرما: شخص حقیقی یا حقوقی که گارگران در مقابل دریافت حقوق برای او کار می‌کنند.
کارگر: شخص حقیقی که در ازاء دریافت حقوق برای کارفرما کار می‌کند.
کارگاه: محل اشتغال کارکنان
قرارداد کار: توافقی است که معمولاً به صورت مکتوب منعقد شده و به موجب آن کارگر در ازاء دریافت حقوق، به صورت دائمی یا موقت برای کارفرما کار می‌کند. عدم درج مدت قرارداد در مشاغلی که طبیعت آن‌ها جنبه مستمر دارد، به منزله قرارداد دائمی محسوب می‌شود.
ساعت کار: مدت زمانی که پرسنل مشغول انجام کار در محل کارگاه هستند.
حق السعی: عبارت است از کلیه دریافت‌های قانونی اعم از مزد یا حقوق، کمک هزینه مسکن، حق اولاد، بن خواربار و … که کارکنان به اعتبار قرارداد کار دریافت می‌کنند.
مزد: عبارت است از وجوه نقد و غیر نقد یا مجموع آن‌ها که در قبال انجام کار به کارکنان پرداخت می‌گردد.
مزد ساعتی: دستمزد ساعات کار انجام شده
مزد ثابت: برابر است با مجموع مزد شغل و مزایای ثابت پرداختی مرتبط با آن شغل )مزایای سختی کار، فوق العاده شغل و …(
حقوق پایه یا مبنا: عبارت است از حقوق مرتبط برای انجام یک ساعت کار معین . حقوق مبنا معمولاً به صورت ماهانه محاسبه و پرداخت می‌شود.
مزایایی مستمر: مزایایی است که به صورت مستمر در کنار حقوق پایه به کارگر پرداخت می‌گردد. مهمترین این مزایا عبارتند از :
کمک هزینه مسکن ، کمک هزینه عائله مندی یاحق اولاد، ایاب و ذهاب، بن کارگری یا خواروبار، حق جذب، اشتغال خارج از مرکز، شرایط محیط کار، نوبت کاری، کشیک و … .
مزایایی غیرمستمر: این مزایا روال پرداخت ثابتی ندارد و ممکن است هر چند ماه یکبار به کارکنان پرداخت گردد. مهمترین مزایای غیر مستمر عبارتند از:
اضافه‌کار، فوق‌العاده مأموریت، پاداش انجام کار، عیدی و پاداش آخر سال، در اختیار گذاشتن لباس کار یا پرداخت هزینه مربوط به آن، هزینه درمان و معالجه کارگران، بازخرید ایام مرخصی و … .
کسورات قانونی: مبالغی است از حقوق کارکنان کسر شده و به حساب سازمان‌های ذینفع واریز می‌گردد. مهمترین کسورات قانونی عبارت است از : مالیات بر حقوق و حق بیمه سهم کارگر
کسورات توافقی: کسوراتی مانند اقساط وام، مساعده و … است که طبق توافق طرفین از حقوق کارگر کسر می گردد.
مساعده: مبلغی است که به علت نیاز کارگر و پیش از پرداخت حقوق آخر ماه، به او پرداخت می‌شود. این مبلغ زمان پرداخت ماهانه از حقوق کارگر کسر می‌شود.
حق بیمه تأمین اجتماعی: مبلغی است که بابت بیمه کارگران، به صورت ماهانه به سازمان تأمین اجتماعی پرداخت می‌شود. این مبلغ برابر با 30 درصد حقوق و دستمزد ناخالص کارگران قبل از کسورات است.
بیمه‌شده: کارگر مشمول قانون کار که توسط کارفرمایان بیمه می‌شود. کارگر بیمه شده در ازاء پرداخت حق بیمه به صورت ماهانه، حق استفاده از مزایای مقرر در قانون تأمین اجتماعی را دارد.
حق بیمه سهم کارگر: برابر است با ۷% حقوق و دستمزد ناخالص قبل از کسورات. این مبلغ هرماه از حقوق پرسنل کسر و به حساب سازمان تأمین اجتماعی واریز می‌گردد.
حق بیمه سهم کارفرما: برابر است با ۲۳ % حقوق و دستمزد ناخالص هر کارگر قبل از کسورات. ۳% از این مبلغ مربوط به بیمه بیکاری پرسنل است.
بیمه بیکاری: یکی از حمایت‌های سازمان تأمین اجتماعی در قبال کارگران بیمه شده است. سازمان تأمین اجتماعی با دریافت حق بیمه بیکاری به میزان ۳% حقوق‌و دستمزد ناخالص کارگر، به پرسنلی که طبق قانون بیکار می‌شوند، مقرری بیمه بیکاری پرداخت می‌کند.
مالیات بر حقوق: مبلغی است که از حقوق کارگران مشمول کسر شده و به حساب سازمان امور مالیاتی واریز می‌شود.
اجزاء و عناصر اصلی در سیستم حقوق و دستمزد
پرداخت حقوق و دستمزد تنها محدود به مبلغ پایه نیست، بلکه شامل مجموعه‌ای از آیتم‌هاست که هرکدام سهم مشخصی در دریافتی نهایی کارمند دارند:
🔹 حقوق پایه:
مبلغ اولیه‌ای که در قرارداد کاری ثبت شده و پایه محاسبه سایر مزایا محسوب می‌شود.
🔹 حق سنوات:
مزایایی است که بابت سال‌های خدمت به کارکنان پرداخت می‌شود. برای هر سال کار، معادل یک ماه آخرین حقوق به فرد تعلق می‌گیرد. حتی اگر سابقه کمتر از یک سال باشد، این مبلغ به‌صورت نسبی محاسبه می‌شود.
🔹 اضافه‌کار:
مبلغی اضافه بر حقوق عادی، بابت ساعاتی که فرد بیش از زمان مقرر فعالیت داشته است. این مورد معمولاً با ضریب مشخصی محاسبه می‌شود.
🔹 حق خواربار (بن نقدی):
کمک‌هزینه ماهانه‌ای برای تأمین اقلام خوراکی که به تمام کارگران اعم از متأهل یا مجرد پرداخت می‌شود.
🔹 حق مسکن:
مبلغی ثابت و ماهانه برای پوشش بخشی از هزینه‌های مسکن کارکنان که رقم آن هرساله توسط وزارت کار اعلام می‌شود.
🔹 حق اولاد:
کمک‌هزینه‌ای برای فرزندان تحت تکفل. این مبلغ به ازای هر فرزند واجد شرایط به حقوق کارمند اضافه می‌شود.
🔹 پاداش:
پرداخت‌های تشویقی که معمولاً در مناسبت‌ها، عملکرد خاص یا پایان سال انجام می‌شود.
واحدهای مسئول در سیستم حقوق و دستمزد
محاسبه و پرداخت حقوق نیاز به هماهنگی دقیق میان بخش‌های مختلف سازمان دارد:
1. واحد حسابداری حقوق و دستمزد : این بخش مسئول محاسبه دقیق حقوق، کسورات بیمه و مالیات، و تهیه لیست پرداخت‌هاست. وظایف آن شامل تهیه فیش حقوقی، پردازش پرداخت‌ها و اطمینان از رعایت قوانین مالیاتی و بیمه‌ای است.
2. واحد کارگزینی : کارگزینی وظیفه استخدام، آموزش و تعیین سطح حقوق کارکنان را بر عهده داسته و اطلاعات پرسنلی مانند سوابق کاری، مدارک تحصیلی و بیمه را ثبت و به واحد حسابداری ارائه می‌دهد.
3. واحد حضور و غیاب : این واحد با کمک دستگاه‌های حضور و غیاب (اثر انگشتی، کارتی یا تشخیص چهره) میزان دقیق ساعت کاری، تأخیر، مرخصی و اضافه‌کاری را ثبت می‌کند تا محاسبه حقوق دقیق‌تر و منصفانه‌تر انجام شود.
حسابداری حقوق و دستمزد
حسابداری حقوق و دستمزد یکی از مهمترین فرآیندهای مالی در هر سازمان است که به جمع‌آوری، تحلیل و محاسبه دقیق داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان می‌پردازد. هدف اصلی این فرآیند، تعیین سهم نیروی کار در تولید و پرداخت منصفانه و قانونی حقوق و مزایاست.
اطلاعات موردنیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد
برای تهیه دقیق لیست حقوق و دستمزد، حسابدار نیاز دارد اطلاعات جامعی از هر پرسنل در اختیار داشته باشد. این اطلاعات عبارتند از:
🔸 ساعات کاری: شامل ساعت کار عادی، اضافه‌کار، تأخیر و غیبت
🔸 سابقه بیمه‌ای: تعداد ماه‌ها و سال‌های بیمه‌شده
🔸 تعداد فرزندان: جهت محاسبه حق اولاد
🔸 مرخصی‌ها: اعم از استحقاقی، استعلاجی یا بدون حقوق
🔸 پاداش‌ها: مناسبتی، عملکردی یا سالانه
🔸 وام و مساعده: مبالغ دریافتی که باید از حقوق کسر شود
🔸 مأموریت‌ها و نوبت‌کاری‌ها: جهت محاسبه فوق‌العاده‌ها و مزایای مربوطه
تنظیم لیست حقوق و دستمزد
لیست حقوق و دستمزد سندی است که بر اساس اطلاعات جمع‌آوری شده، محاسبات زیر را انجام می‌دهد:
- تجمیع حقوق پایه و مزایا (حق مسکن، خواربار، اضافه‌کار، پاداش و…)
- کسر کسورات قانونی مانند بیمه، مالیات و اقساط وام
- محاسبه حقوق خالص قابل پرداخت به پرسنل
این لیست باید دقیق، شفاف و مطابق با قوانین کار تنظیم شود تا هم منافع کارفرما و هم حقوق کارکنان حفظ گردد.
صدور احکام پرسنلی 📝
حکم کارگزینی یک سند رسمی و قانونی است که تمامی دریافتی‌های پرسنل را مشخص می‌کند. این حکم توسط دایره کارگزینی صادر شده و شامل موارد زیر است:
- حقوق پایه
- مزایای قانونی مانند حق مسکن، حق اولاد، بن کارگری
- شرایط فردی مثل سابقه کاری، تحصیلات و نوع قرارداد
هر حکم در سه نسخه تهیه می‌شود: یکی برای حسابداری، یکی برای منابع انسانی و یکی برای کارگر. این حکم مبنای محاسبات در کل چرخه حقوق و دستمزد محسوب می‌شود.
اطلاعات کارکرد پرسنل به چه صورت در سیستم حقوق و دستمزد ثبت می‌شود ؟
مهمترین داده‌های مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد عبارتند از : تعداد روزهای کارکرد، ساعات اضافه‌کاری ، میزان مرخصی ساعتی و روزانه ، روزهای غیبت ، میزان ساعات کسر کار ، تعداد روزهای مأموریت ، شبکاری و … .
این اطلاعات می‌تواند به صورت دستی در سیستم حقوق و دستمزد ثبت شود که کاری دشوار، زمان‌بر و همراه با اشتباهات و خطاهای انسانی است.
یکپارچه سازی نرمافزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد، راهکار بسیار ساده و کاربردی است. با لینک شدن دو نرمافزار، اطلاعات مورد نیاز حقوق و دستمزد به راحتی از سیستم حضور غیاب دریافت می‌شود و دیگر نیازی به ثبت دستی داده‌ها نیست.
اگر در حال حاضر سیستم حضور و غیاب دارید و به فکر خرید نرم افزار حقوق و دستمزد هستید، حتماً قبل از خرید از شرکت فروشنده سؤال کنید که آیا این نرمافزار با سیستم حضور و غیاب شما سازگار است و می‌تواند به راحتی اطلاعات را از سیستم حضور غیاب شما دریافت کند یا نه ؟
اهمیت مدیریت صحیح حقوق و دستمزد
سیستم حقوق و دستمزد چیزی فراتر از یک پرداخت ماهانه بوده و نقش کلیدی در انگیزه بخشی، حفظ نیروی انسانی و افزایش بهره‌وری ایفا می‌کند. حقوق منصفانه، پایه‌ای است برای رضایت شغلی و تعهد کارکنان به سازمان.
مدیریت مؤثر این سیستم به کارکنان کمک می‌کند تا از حقوق و مزایای قانونی خود آگاه شده و احساس امنیت شغلی بیشتری داشته باشند. در مقابل، کارفرمایان با طراحی ساز و کارهای پرداخت شفاف و منطبق با قوانین کار، می‌توانند محیطی متعهد، حرفه‌ای و پربازده ایجاد کنند.
پرداخت به موقع، رعایت عدالت در مزایا و پایبندی به مقررات، باعث شکل‌گیری اعتماد بین کارفرما و کارمند شده و در بلندمدت منجر به کاهش تعارضات کاری و افزایش ماندگاری نیروها در سازمان خواهد شد.
مدیریت صحیح حقوق و دستمزد نه تنها به سود کارکنان، بلکه به نفع کل مجموعه است؛ زیرا بنیانی برای ساخت محیط کاری سالم، شفاف و پایدار فراهم می‌آورد.
