راهنمای جامع خرید دستگاه حضور و غیاب

مدیریت ورود و خروج کارکنان برای مشاغل، مدارس و سازمان‌ها بسیار مهم است. چه یک استارتاپ کوچک یا یک شرکت بزرگ باشید، انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر عملکرد کسب و کار شما داشته باشد. سیستم‌های حضور غیاب در سال‌های اخیر تکامل یافته‌اند و اکنون به طور چشمگیری فرآیند محاسبه حقوق و دستمزده را ساده‌تر کرده‌اند.
یک سوال مهم : در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب، آیا باید ویژگی‌های دستگاه (کیفیت) را در اولویت قرار دهیم یا گزینه‌ای مقرون به صرفه‌تر (قیمت)؟ در این راهنمای جامع، تفاوت‌های ظریف دستگاه‌های ساعت زنی را بررسی می‌کنیم، کیفیت را با هزینه مقایسه می‌کنیم و توصیه‌های عملی برای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب ارائه می‌کنیم.

تعداد پرسنل

تعداد پرسنل در انتخاب دستگاه حضور غیاب بسیار مهم است، چرا که هر دستگاه برای تعداد مشخصی از کاربران طراحی شده و ظرفیت مشخصی دارد. بنابراین باید ابتدا این سوال را از خود بپرسید که این دستگاه را برای مدیریت ورود و خروج چند نفر نیاز دارید؟ بسیاری از سیستم‌ها، به خصوص نرم افزارهای حضور و غیاب مبتنی بر وب، قیمت خود را بر اساس تعداد کاربران ارائه می‌دهند.

روش شناسایی و ثبت تردد

مهمترین بخش دستگاه حضور و غیاب، ماژول ثبت تردد است. ابتدا باید مشخص کنید که از کدام روش می‌خواهید استفاده کنید : کارت، اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن کف دست، تشخیص عنبیه، موبایل، کیوآر کد و … هر کدام از این روش‌ها نقاط ضعف و قوتی دارند.
کارت ارزانترین روش است، اما بهترین نیست. چرا که احتمال گم شدن، شکستن و سوء استفاده (کارت زدن به جای همکاران) وجود دارد.
روشهای بیومتریک مانند اثر انگشت، چهره، کف دست و عنبیه چشم بهترین روش‌های ثبت تردد هستند که دقت و امنیت بسیار بالایی دارند و امکان تقلب در آنها وجود ندارد. از میان این روش‌ها، در حال حاضر اثر انگشت و تشخیص چهره بسیار پرطرفدار و مقرون به صرفه‌تر هستند که بر روی بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب وجود دارند. در محیط‌های اداری و مهندسی دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی مقرون به صرفه‌تر است. اما در محیط کارگری و کارگاهی بهتر است از دستگاه تشخیص چهره استفاده نمایید.
موبایل و فناوری‌های موبایلی نیز در ثبت تردد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرند. استفاده از قابلیت gps در کنار فناوری‌هایی مانند NFC، QR CODE و WIFI امکان ثبت ورود و خروج را در سیستم های حضور و غیاب آنلاین امکانپذیر می‌سازد. این روش نیز مزایا و معایب خاص خود را دارد که در صورت نیاز باید بررسی بیشتری در مورد آن انجام دهید.

ارتباط و دریافت اطلاعات

اطلاعات ورود و خروج ثبت شده بر روی دستگاه ساعت زنی باید به کامپیوتر و نرم افزار حضور غیاب انتقال یابد، تا بتوانید گزارشات لازم را از سیستم دریافت کنید. راه‌های ارتباطی مانند USB، شبکه سیمی، WIFI، فلش مموری، پورت سریال (RS232) از جمله مهمترین روش‌های دریافت اطلاعات از دستگاه حضور غیاب است.
در زمان خرید به مشخصات ارتباطی دستگاه توجه داشته باشید که کدامیک از این موارد را دارد و بنابر نیاز و بستر سخت افزاری موجود در شرکت خود، یکی از آنها را انتخاب کنید.

نکته : اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب جدید، قابلیت شبکه و فلش مموری را دارند که در بیشتر مواقع مورد استفاه قرار می‌گیرند.

باتری

اگر محیط کاری شما به صورتی است که امکان قطعی برق وجود دارد، باید دستگاهی را انتخاب کنید که دارای باتری داخلی باشد و یا امکان اتصال به باتری اکسترنال را داشته باشد.
در حال حاضر تعداد کمی از دستگاه های حضور غیاب دارای باتری داخلی هستند. اما خبر خوب اینست که بیشتر این دستگاه‌ها قابلیت اتصال به باتری خارجی را نیز دارند.
باتری‌ها معمولاً 2 تا 4 ساعت می‌توانند در زمان قطعی برق دستگاه را روشن نگه دارند.

اکسس کنترل

در بعضی از شرکت‌ها،دستگاه حضور غیاب را بر روی گیت کنترل تردد یا راهبند نصب می‌کنند یا آن را به درب برقی وصل می‌کنند تا فقط افرادی امکان ورود به شرکت را داشته باشند که هویت آنها توسط دستگاه تأیید و تردد آنها ثبت شود.
اگر شما هم به این گزینه نیاز دارید، باید دستگاهی را خریداری کنید که دارای خروجی رله (قابلیت اکسس کنترل) باشد.

تجربه کاربری

تجربه کاربری و سهولت کار با دستگاه حضور غیاب از نکات مهمی است که در زمان خرید باید به آن توجه کنید. رابط های کاربر پسند، منو و سخنگوی فارسی و سهولت کار با دستگاه، نرخ پذیرش و مقبولیت آن را افزایش می دهند. دستگاه ها را برای سهولت استفاده، سازگاری و الزامات آموزشی تست کنید.

تعداد نقاط (مدیریت متمرکز یا تکی)

چند دفتر یا مکان مختلف از سیستم استفاده خواهند کرد؟ اگر سازمان شما از تعدادی دفاتر و شعبات مختلف تشکیل شده است، باید سیستمی را خریداری کنید که امکان مدیریت متمرکز حضور و غیاب تمام نقاط از دفتر مرکزی امکانپذیر باشد. بنابراین باید دستگاه‌هایی خریداری نمایید که قابلیت اتصال به شبکه، اینترنت و امکان تخلیه آنلاین را داشته باشند. معمولاً برای مدیریت متمرکز نقاط مختلف از سیستم‌های حضور و غیاب تحت وب استفاده می‌شود.
اما اگر سازمان شما محدود به یک دفتر یا شرکت است، ملزم به استفاده از سیستم‌های تحت وب نیستد و دستگاه های حضور غیاب و نرم افزارهای ویندوزی جوابگوی کار شما خواهد بود.

یکپارچه سازی و ادغام

یکی از نکات مهم در مورد انتخاب سیستم حضور و غیاب، خروجی آن برای نرم افزار حقوق و دستمزد است. بسیاری از نرم افزارهای حضور و غیاب، بخش حقوق و دستمزد نیز دارند و شما نیازی به خروجی ندارید. اما اگر سیستم حقوق و دستمزد جداگانه دارید، از فروشنده سوال کنید که آیا سیستم مورد نظر، خروجی قابل استفاده برای نرم افزار حقوق دستمزد شما ارائه می‌دهد یا نه!
در بعضی از شرکت‌های بزرگ، امکان یکپارچه سازی سیستم حضور غیاب با سیستم‌هایی مانند منابع انسانی، آموزش و کارگزینی نیز بسیار مهم است که باید به آن توجه داشته باشید.

توسعه پذیری

آیا توسعه شرکت خود را در 2 تا 3 سال آینده پیش بینی کرده‌اید؟ دستگاهی را انتخاب کنید که با رشد و توسعه نیروی انسانی شرکت شما همکام باشد. فراموش نکنید که کارکنان فصلی و کارکنان موقت استخدام شده برای اینکار در نظر بگیرید.
به طور مثال ممکن است در حال حاضر تعداد پرسنل شما 100 نفر باشد، اما برای سال آینده ممکن است این تعداد به 200 نفر برسد. بنابراین برای خرید باید دستگاهی را انتخاب کنید که قابلیت ثبت 200 نفر را داشته باشد.

بودجه شرکت و قیمت دستگاه

محدودیت بودجه نقش مهمی را در خرید دستگاه حضور و غیاب ایفا می‌کند. حتی بعضی از شرکت‌ها فقط همین نکته را در خرید لحاظ می‌کنند. توجه داشته باشید که دستگاه‌های رده بالا، امکانات و ویژگی‌های پیشرفته‌ای را ارائه می‌دهند، اما قیمت بالاتری دارند. در مقابل آن، گزینه های ارزان‌تر ممکن است برای امکانات کمتری داشته باشند.
توجه داشته باشید که مقرون به صرفه بودن و صرفه جویی فقط ارزان‌تر بودن نیست. چه بسا دستگاهی را با قیمت بسیار ارزان خریداری کنید، اما برای شما کارایی لازم را نداشته باشد. بنابراین در درازمدت متوجه خواهید شد که قیمت یکی از نکات بسیار مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب است، اما نباید تمرکز فقط روی آن باشد. به کیفیت نیز توجه داشته باشید.

امکانات نرم افزار حضور غیاب

نرم افزار حضور و غیاب یکی از مواردی است که در زمان خرید دستگاه ساعت زنی توجه چندانی به آن نمی‌شود. اما اهمیت آن بسیار زیاد است. بدون داشتن یک نرم‌افزار مناسب و قدرتمند، دستگاه کارایی چندانی برای شما نخواهد داشت. نرم افزار های حضور و غیاب شامل نسخه پایه و رایگان، نسخه پیشرفته و حرفه‌ای و نرم افزارهای مبتنی بر وب هستند که باید بر اساس نیاز خود، یکی از آنها را انتخاب کنید.

نکات مهم :

• هر فروشنده معمولاً در کنار دستگاه، یک نسخه رایگان از نرم افزار حضور غیاب را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. اگر تعداد پرسنل کم و شیفت کاری ثابت و محدود دارید، به احتمال زیاد همین نسخه رایگان برای شما کافی است.

• اگر تعداد پرسنل زیادی دارید و یا شیفت‌های کاری متعدد از جمله شیفت‌های چرخشی و نامنظم دارید، باید در کنار دستگاه، نرم افزار پیشرفته را نیز خریداری کنید.

• نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب نیز برای مدیریت متمرکز چندین دستگاه حضور و غیاب در نقاط و شعب مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد که امکانات زیادی در اختیار شما قرار می‌دهد. سازمان‌های بزرگ معمولاً از این نرم افزار استفاده می‌کنند.

• آیا نرم افزار حضور و غیاب، گزارشات مورد نیاز شما را ارائه می‌دهد؟

• بعضی از نرم افزارهای حضور غیاب نسخه موبایلی نیز دارند. اگر نیاز دارید که در کنار نسخه اصلی نرم افزار، از اپلیکیشن نیز استفاده کنید، این موضوع را از شرکت فروشنده بپرسید.

صلاحیت فروشنده

بیشتر خریداران آنقدر به ویژگی‌ها و جزئیات دستگاه حضور و غیاب توجه می‌کنند که بررسی صلاحیت فروشنده را فراموش می‌کنند. تعدادی زیادی از فروشندگان هستند که صلاحیت لازم چه از لحاظ تعهد و چه از لحاظ تخصص را ندارند و خرید از آنها برابر است با دور ریختن پول و بودجه شرکت.

نکات مهم :

• از شرکت معتبر و دارای مجوز خریداری کنید، نه از یک فروشگاهی که همه چیز می‌فروشد.

• شرکت فروشنده باید تخصص کافی در زمینه سیستم های حضور و غیاب را داشته باشد و بتواند مشاوره درست و رایگان در جهت انتخاب یک سیستم مناسب در اختیار شما قرار دهد.

• نصب و آموزش سیستم خریداری شده به چه صورتی است؟ آیا فروشنده خدماتی بابت نصب و راه‌اندازی اولیه و آموزش به شما ارائه می‌دهد؟ نصب و آموزش به صورت حضوری انجام می‌شود یا از راه دور (ریموت)؟

• گارانتی و خدمات پس از فروش : در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب از فروشنده بپرسید که دستگاه دارای گارانتی و خدمات پشتیبانی هست؟ در صورت نیاز به استفاده از گارانتی به کجا باید مراجعه کنید؟

• شرکت فروشنده باید دارای بخش پشتیبانی متخصص و قوی باشد تا بتواند پشتیبانی مناسبی به خریداران ارائه دهد.

• شرکت پشتیبان بعد از اتمام مدت پشتیبانی رایگان، آیا آماده ارائه خدمات پشتیبانی هست و با چه هزینه‌ای اینکار را انجام می‌دهد.

• برای اطمینان از صلاحیت شرکت فروشنده می‌توانید از خریداران قبلی آن شرکت استعلام بگیرید و میزان رضایتمندی خریداران قبلی را بررسی کنید.

خلاصه

اهمیت انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مناسب بر کسی پوشیده نیست. برای بسیاری از خریداران فقط قیمت دستگاه مهم است و بیشتر به فکر خرید مقرون به صرفه هستند. اما باید در کنار قیمت به کیفیت و کارایی دستگاه نیز توجه داشته باشید. دستگاهی مقرون به صرفه است که در کنار قیمت مناسب، امکانات مناسبی نیز در اختیار شما قرار دهد و با استفاده از آن بتوانید به راحتی حضور و غیاب کارکنان خود را مدیریت کنید.
در این راهنمای خرید به نکات مهمی همچون نحوه شناسایی، تعداد کاربران، تعداد نقاط، نرم افزار، قیمت، امکانات جانبی (مانند درگاه ارتباطی، باتری و اکسس کنترل)، قابلیت یکپارچه سازی، آینده نگری و صلاحیت فروشنده اشاره کردیم. با رعایت این نکات به طور قطع یک دکستگاه حضور و غیاب مناسب را برای مجموعه خود انتخاب خواهیدکرد.