تایمست مجله تکنولوژی
بسیاری از کسب و کارها و استارتاپ‌های کوچک، کار خود را بدون ثبت حضور کارکنان شروع می‌کنند. زمانی که شما چند شریک کاری هستید که با اشتیاق یک استارتاپی را شروع می‌کنید، معمولاً فکر و ذهنتان درگیر تجارتی است که راه انداخته‌اید. اما با رشد و توسعه شرکت و افزایش تعداد کارکنان، ردیابی حضور کارکنان و مدیریت ورود و خروج آنها امری ضروری خواهد بود. بسیاری از شرکت ها پس از پرداخت هزینه‌های تلف شده ساعت کاری ، خیلی دیر متوجه این موضوع می شوند. عدم مدیریت حضور و غیاب می تواند منجر به ضررهای بسیار شود.
برخی از شرکت ها دارای اتوماسیون ثبت تردد هستند، اما سیستم حضور و غیابشان ناکارآمد است. این ناکارآمدی ممکن است از ضعف سیستم حضور و غیاب و یا اشتباه در مدیریت حضور و غیاب باشد. در این بخش که با آنها برخورد می‌کنیم را گردآوری و در هر بخش یک راهکار نیز ارائه کرده‌ایم.
خط مشی یا آئین نامه واضحی برای مدیریت حضور و غیاب ندارید
قدرت کلمه نوشتاری را نمی توان نادیده گرفت. داشتن سیاست مشخص در حضور و غیاب باعث می شود که کارکنان این موضوع را جدی بگیرند و از بی‌نظمی در ورود و خروج اجتناب کنند. موارد زیر را تحت عنوان یک خط مشی مشخص کرده و به اطلاع کلیه پرسنل برسانید :
- ساعات کار رسمی
- ساعات کاری مورد انتظار
- مرخصی‌های ماهانه و سالانه
- مراحل تأیید مرخصی
- ساعات ناهاری و استراحت
- تعریف تأخیر و غیبت
- عواقب و جرایم نقض آئین نامه حضور و غیاب
این خط مشی باید در دسترس بوده و توسط هر کارمند جدید امضاء شود. اگر برای اولین بار است که آئین نامه‌ای برای حضور و غیاب تعریف می‌کنید، باید به اطلاع کارکنان خود برسانید.
ثبت تردد توسط همکاران
در ثبت دستی ترددها، بسیار پیش می‌آمد که علیرغم عدم حضور فرد، تردد وی توسط همکارش ثبت می‌شد. در سیستم‌های حضور و غیاب کارتی و رمزی نیز این مشکل وجود دارد و احتمال این که پرسنل به جای همدیگر کارت بزنند، وجود دارد. با استفاده از دستگاه ساعت زنی جدید و پیشرفته نظیر سیستم‌های بیومتریک، امکان سوء استفاده و ثبت تردد غیرقانونی وجود ندارد.
اگر از دستگاه حضور و غیاب رمز و کارت استفاده می‌کنید و دوست ندارید سیستم‌تان را تغییر دهید، می‌توانید از قابلیت دوربین داخلی در این سیستم‌ها استفاده کنید. دوربین داخلی در زمان ثبت کارت یا رمز، یک تصویر از شخص می‌گیرد و بدین ترتیب می‌توانید مشخص کنید که آیا هر شخص به جای خود کارت زده است یا نه ؟
عدم ثبت و پیگیری زمان خروج از شرکت
وقتی شما از یک سیستم حضور و غیاب استفاده می‌کنید، کارمندان ملزم می‌شوند که ورود و خروج خود را ثبت کنند. در سیستم‌های سنتی و دستی، در بعضی موارد فقط ورود ثبت می‌شود و کارکرد شخص تا پایان ساعت کاری محاسبه می‌شود. در صورتی که مشخص نیست، فرد پس از ورود تا چه ساعتی در محل کار حاضر بوده و آیا زودتر از شرکت خارج شده یا نه ؟
بعضی از کارکنان با تبعیت از سیستم‌های قدیمی، اهمیت زیادی به استفاده از راهکارهای جدید نمی‌دهند. این افراد به هر بهانه‌ای ورود یا خروج خود را بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت نمی‌کنند و انتظار دارند که حضورشان به صورت دستی در سیستم ثبت شود. ناقص بودن ترددها اجازه محاسبه کل ساعات کاری را نمی‌دهد. متصدی حضور و غیاب نیز ممکن است برای رفع این مشکل، تردد ثبت نشده را به صورت دستی وارد کند. در برابر این گروه از پرسنل نرمش نشان ندهید و آنها را وادار به استفاده از دستگاه حضور و غیاب جهت ثبت تردد نمائید.
عدم اجرای سیاست حضور و غیاب
تدوین یک آئین نامه حضور و غیاب که به اطلاع همه افراد شرکت برسد، بسیار خوب است، اما آیا بر اجرای آن هم نظارت می کنید؟ انتظار اینکه همه بدون نظارت از قوانین پیروی کنند، چندان منطقی نیست. شما به عنوان کارفرما یا مدیر مسئول باید بر اجرای کامل سیاست‌های تدوین شده، توسط کارکنان و حتی متصدیان حضور و غیاب نظارت داشته باشید.
شاید مدیریت و نظارت بر عملکرد حضور و غیاب تمامی کارکنان در تک تک روزها برای مدیران کار سختی باشد. اما گزارشات تخصصی نرم افزار حضور و غیاب به شما نشان خواهد داد که کدام پرسنل کمتر از حد استاندارد در شرکت حضور داشته است.
در سازمان‌های بزرگ، سرپرستان و مدیران رده پائین باید بر اجرای آئین‌‌نامه‌ها نظارت داشته و گزارشات نهایی از میزان حضور، اضافه‌کاری، مرخصی،تأخیر و غیبتها به مدیر منابع انسانی یا مدیران رده بالا ارائه دهند.
عدم احتساب غیبت یا تأخیر
غیبت و تأخیر از موارد بسیار رایجی هستند که از کارکنان بی‌نظم سر می‌زند. این کارکنان بدون اطلاع غیبت می کنند ، دیر می آیند ، زودتر شرکت را ترک می کنند ، استراحت‌های زمان ناهار را طولانی‌تر می‌کنند و در کل به یک پرسنل غیر مولد و بی مسئولیت تبدیل می‌شوند. عادات اشتباه این افراد، هزینه شرکت را افزایش می‌دهد و فضای کاری را خراب کرده و به تدریج انگیزه سایر کارکنان را از بین می‌برد.
چشم پوشی از تأخیر و غیبت کارکنان، کار درستی نیست. علاوه بر این اگر غیبتها و تأخیرها در ساعات کاری پرسنل لحاظ نشود، آمار درستی از میزان کارکرد واقعی آنها به دست نمی‌آید.
اگر تعداد انگشت شماری از کارکنان، در حضورشان تأخیر دارند و یا غیبت می‌کنند، احتمالاً مشکلات شخصی دارند و یا انگیزه آنها کم است. در این صورت باید با آنها گفتگو کنید و در حد امکان در جهت رفع مشکل قدم بردارید. اما اگر پدیده بی‌نظمی در حضور کارکنان به صورت گسترده در شرکت شما وجود دارد، باید در خطی مشی و آئین‌نامه‌های شرکت تجدید نظر کنید.
خط مشی مبهم برای مرخصی‌ها
قوانین مبهم یا بندهای متناقض می تواند منجر به سردرگمی کارکنان شود. شما باید تمامی قوانین حضور و غیاب را رعایت کنید. مرخصی کارکنان هم جزوی از این قوانین است. قانونگذار 2.5 روز مرخصی در ماه برای کارکنان مشمول قانون کار در نظر گرفته است. این حق آنهاست که از مرخصی‌های قانونی خود بهره‌مند شوند.
حق استفاده از مرخصی، نباید اینطور تلقی شود که پرسنل هر زمان که تمایل داشتند، می‌توانند بدون هماهنگی از آن استفاده کنند. این رویه اشتباه است. استفاده از مرخصی نباید در روند کاری شرکت اخلال ایجاد کند. در استفاده از مرخصی‌ها باید حجم کاری شرکت سنجیده شود و فرد جایگزین برای انجام وظایف پرسنل درخواست کننده مرخصی در نظر گرفته شود.
شاید در ابتدا فکر کنید که مدیریت مرخصی‌ها کار بسیار ساده‌ایست. اما با بزرگ شدن کسب و کارتان و افزایش تعداد کارمندان، با مشکلات آن بیشتر آشنا خواهید شد. خط مشی واضحی برای مرخصی بنویسید و قوانین اداره کار را در نوشتن آئین‌نامه در نظر داشته باشید.
عدم ثبت مرخصی‌ها در سیستم
برای مدیریت صحیح، باید مرخصی‌ها در نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت شوند. اگر سیستم مدیریت منابع انسانی یا اتوماسیون پرسنلی دارید، باید اطلاعات مرخصی و غیبت را در آنجا هم وارد کنید تا مدیریت بهتری بر حضور و غیاب داشته باشید.
همانطور که می‌دانید یکی از پرداختی‌های آخر سال به کارکنان، بازخرید ایام مرخصی است. معمولاً در انتهای سال، روزهای مرخصی استفاده نشده، محاسبه شده و وجه معال آن به کارکنان پرداخت می‌شود. همچنین امکان انتقال مرخصی‌های ذخیره شده به سال بعد وجود دارد. همه این موارد در صورتی امکان‌پذیر است که مرخصی‌ها در یک سیستم ثبت شده و امکان گزارش‌گیری و تهیه آمار آن امکان‌پذیر باشد.
امکان ثبت و مدیریت مرخصی در نرم افزارهای حضور و غیاب، اتوماسیون‌های پرسنلی و نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی (HRMS) وجود دارد.
پیاده سازی ناعادلانه
ضوابط و قوانین حضور و غیاب باید برای همه کارکنان برابر باشد. داشتن قوانین متفاوت برای بخش‌ها یا سطوح مدیریتی مختلف می تواند باعث ایجاد رنجش در ذهن کارکنان شود. به عنوان مثال، ساعت کار باید برای همه سطوح مدیریت قابل اجرا باشد.
این بی انصافی است که انتظار داشته باشیم کارمندی ساعت 8 صبح به دفتر کارش بیاید ، وقتی همکار یا مدیرش هر روز ساعت 10 صبح در محل کار حاضر می‌شود.
عدم تجزیه و تحلیل دادههای حضور و غیاب
یکی از مزایای سیستم‌های حضور و غیاب، ذخیره و مستند سازی دادههای حضور و غیاب است. شما در هر زمانی که نیاز داشته باشید می‌توانید از این اطلاعات در قالب گزارشات متنوع کاربردی استفاده کنید.
داده های زیادی در مورد ورود و خروج، مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری، تأخیر، غیبت و … در سیستم های حضور و غیاب، ثبت می‌شود. یکی از اشتباهاتی که شرکت ها انجام می دهند این است که این داده‌ها را به نحو احسنت تجزیه و تحلیل نمی‌کنند.
کارهای زیادی می توان انجام داد تا با استفاده از این داده ها، مدیریت بهتری بر حضور و غیاب کارکنان داشت. به طور مثال الگوهای مرخصی می تواند به شما بگوید چه موقع کارکنان به مرخصی می روند و بر اساس آن برنامه ریزی می کنند.
عدم یکپارچه سازی سیستم‌ها
سیستم‌های مختلفی برای مدیریت کارکنان وجود دارند که می‌توانند در عملکرد بهتر سیستم حضور و غیاب کمک حال شرکت باشند. به طور مثال با نصب یک دوربین مداربسته در محل نصب دستگاه حضور و غیاب قدیمی، امکان ردیابی پرسنلی که به جای هم کارت می‌زنند، وجود دارد.
یکپارچه سازی با سیستم‌های پرسنلی این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد تا از اطلاعات این سیستم‌های به صورت مشترک استفاده کنید و از ورود دادههای تکراری اجتناب کنید.
شما می‌توانید سیستم حضور و غیاب را با نرم افزار حقوق و دستمزد ادغام کنید. در این صورت اطلاعات کارکرد پرسنل به راحتی به نرم‌افزار حقوق و دستمزد انتقال می‌یابد و محاسبه حقوق و پرداخت به کارکنان با سادگی ، سرعت و دقت بیشتری انجام می گیرد.
