سیستم حضور و غیاب بیمارستانی چه ویژگی‌هایی دارد؟

یکی از بزرگترین چالش های بیمارستان ها و مراکز درمانی در مدیریت منابع انسانی، کنترل حضور و غیاب و ورود خروج کارکنان است. مدیریت صحیح تردد کارکنان، تأثیر بسزایی در بالا بردن بهره وری آنان خواهد داشت. بنابراین انتخاب و پیاده سازی یک سیستم حضور و غیاب شش دانگ که توانایی پوشش همه‌ی خواسته‌ ها در زمینه مدیریت تردد را داشته باشد، راهکار مهمی جهت ارتقاء بهره وری پرسنل در یک بیمارستان به شمار می رود.
تعداد زیاد پرسنل ، تنوع گروه های کاری ، وسعت و گستردگی نقاط ورود و خروج، شرایط ویژه محیط بیمارستان و لزوم رعایت پروتکل های بهداشتی و … از جمله مواردی است که هنگام انتخاب دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب باید به آن توجه داشت.

اگر نیاز به خرید سیستم حضور و غیاب مناسب برای مرکز درمانی دارید و یا علاقمند به آشنایی به سیستم حضور و غیاب بیمارستانی هستید، این مطلب را دنبال کنید.

با توجه به شرایط ویژه بیمارستان ها و درمانگاه ها، برای انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مناسب باید به یک سری نکات مهم و چالش ها توجه کرد.

1 وسعت و گستردگی جغرافیایی و تعداد کارکنان

یکی از ویژگی های یک بیمارستان، تعدد ورودی و خروجی ها است. ورودی و خروجی اصلی، ورودی و خروجی اورژانس، ورودی درمانگاه ها و بخش ها، ورودی و خروجی پارکینگ و … .

بیمارستان ها از مراکزی هستند که تعداد کارکنان زیادی دارند. شرایط یک بیمارستان به شکلی است که جهت درمان بیماران و رتق و فتق امور، نیاز به پرسنل زیادی است. جهت انجام امور مربوطه به مدیریت، ‌بخش اداری و مالی، اورژانس و بستری، حراست و نگهبانی، آشپزخانه و بخشهای دیگر، قطعاً‌ نیاز به تعداد مناسبی از پرسنل می باشد.

از طرفی حضور به موقع تک تک کارکنان در بیمارستان و محل خدمت خود، امر حیاتی و حساسی است که باید مورد توجه قرار داد.

حالا به این نکته توجه داشته باشید که آیا یک دستگاه حضور و غیاب به تنهایی جوابگوی ثبت تردد این تعداد پرسنل با نقاط ورود و خروج مختلف است؟

‌در صورت استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب در ورودی اصلی (مثلاً در بیمارستان میلاد تهران)، به نظر شما پرسنلی که با خودروی شخصی وارد پارکینگ می شوند و یا پرسنل بخش اورژانس که از درب اصلی فاصله دارد،‌ می توانند به موقع ورود یا خروج خود را به ثبت برسانند؟!

آیا یک دستگاه حضور و غیاب، جوابگوی ورود و خروج 200 نفر و یا بیشتر کادر بیمارستان در یک ساعت ورود یا خروج خواهد بود؟

جهت پوشش نقاط مختلف یک بیمارستان و پشتیبانی از حضور و غیاب تعداد زیاد کارکنان، قطعاً یک دستگاه جوابگو نخواهد بود. بنابراین باید به تعداد مورد نیاز دستگاه حضور و غیاب تهیه و نصب گردد. همچنین این دستگاه ها باید از سرعت، ظرفیت و حافظه کافی برای ثبت تردد پرسنل برخوردار باشند. با اینکار ترافیک ورود و خروج در جلوی دستگاه حضور و غیاب شکل نخواهد گرفت و همه کارکنان سر وقت در محل خدمت خود حاضر خواهند بود.

علاوه بر این ممکن است بدلیل وسعت یک مرکز درمانی و یا وجود ساختمانهای متعدد، بخواهیم همه این مراکز و دستگاه های حضور و غیاب آنها را از یک نقطه و مرکز مدیریت کنیم.

با توجه به همه این جوانب برای مدیریت صحیح و درست تردد و کارکرد پرسنل، علاوه بر دستگاه های حضور و غیاب پرقدرت ، نیاز به نرم افزار حضور و غیاب قدرتمند و مناسبی است که بتواند محاسبات این تعداد پرسنل را پشتیبانی کرده و گزارشات مورد نیاز مدیریت را تهیه و ارائه دهد. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب راهکار مناسبی است که توصیه می کنم، سراغ آن بروید.

2 بهداشت

محیط های درمانی مانند بیمارستان ها، درمانگاه ها و … از لحاظ بهداشتی مراکز حساسی هستند. همانطور که می دانید، یکی از راه های انتقال بیماری های مسری، از طریق تماس با افراد و اشیاء آلوده است. قطعاً یک شخص آلوده و بیمار می تواند تعداد زیادی از همکاران خود را درگیر نماید. پرسنل مراکز درمانی با انواع بیماران در ارتباط هستند. بنابراین باید در این مراکز از دستگاهی استفاده شود که بدون تماس با دستگاه حضور و غیاب بتوان تردد کارکنان را ثبت نمود. استفاده از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک بدون تماس نظیر تشخیص چهره، شناسایی عنبیه، شناسایی الگوی کف دست می تواند راهکار مناسبی در این زمینه باشد.

همچنین دستگاه های حضور و غیاب مورد استفاده در بیمارستان باید در دوره های زمانی کوتاه بصورت اصولی و ایمن ضدعفونی گردد.

3 گروه‌ها و شیفت های متنوع کاری

در یک بیمارستان گروه های مختلفی در حال فعالیت و انجام وظیفه هستند. کادر مدیریتی، کادر درمان شامل پزشکان و پرستاران، کادر خدماتی،‌ حراست و نگهبانی، بخش اداری و مالی، پرسنل آشپزخانه و … .

بیمارستان جزو سازمان هایی است که از شیفت های متنوع و پیچیده ای استفاده می کند. شیفت اداری ، شیفت ساعتی، شیفت چرخشی، شیفت شب و از همه مهمتر و پیچیده تر شیفت های نامنظم که به شیفت بیمارستانی معروف است.

در یک بیمارستان،‌ شیفت کارکنان بخش اداری از یک ساعتی در صبح مثلاً ساعت 8 شروع شده و در یک ساعت معین مثلاً 15 به اتمام می رسد. ساعت کاری بخش حراست و نگهبانی بیمارستان معمولاً به صورت چرخشی باشد. مثلاً 24 ساعت کار و 48 ساعت استراحت . برخی از پرسنل به صورت ساعتی کار می کنند. اما کادر درمان (پزشکان، پرستاران و …) از شیفت های نامنظم استفاده می کنند چون ساعت کاری آنها از از قاعده خاصی پیروی نمی کند. در شیفت نامنظم ممکن است ساعت کاری یک روز در صبح، روز بعد عصر و روز بعدش استراحت یا شبکاری باشد.

نرم افزار مورد استفاده در بیمارستان باید بتواند کلیه شیفتهای پیچیده که در محیط های بیمارستانی و درمانگاه ها استفاده میشود را به راحتی و بدون هیچ مشکلی پوشش دهد.

در ضمن یکی از مواردیکه در محیط های درمانی بسیار اتفاق می افتد، جابجایی شیفت بین کارکنان است. نرم افزار حضور و غیاب باید امکان مدیریت جابجایی شیفت ها را برای شما فراهم کند.

اگر نرم افزار حضور و غیاب بتواند به خوبی از عهده این امور برآید، بار سنگینی از دوش قشر زحمت کش بیمارستان ها یعنی سرپرستاران که دغدغه برنامه‌ریزی درست و چیدمان مناسب شیفت‌های کاری پرستاران را بر عهده دارند،‌ برداشته خواهد شد.

4 ارتباط با سیستم های مکانیزه دیگر

در یک بیمارستان بعنوان یک سازمان بزرگ،‌ معمولاً از اتوماسیون های مختلف مانند سیستم های پرسنلی، مالی و … استفاده می شود. یک نرم افزار حضور غیاب باید توانایی برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات با این سیستم ها داشته باشد. مثلاً باید بتوان اطلاعات پرسنل را از اتوماسیون پرسنلی به نرم افزار حضور و غیاب فراخوانی کرد و یا برای محاسبه حقوق، ‌خروجی مناسب برای نرم افزار حقوق و دستمزد فراهم آورد.

چکیده

بیمارستان ها و مراکز درمانی جزو سازمانهای مهم و استراتژیک در هر کشوری هستند. بحث مدیریت تردد کارکنان در این مراکز، از چالشهای مهم مدیران می باشد. با توجه به شرایط ویژه یک بیمارستان و پیچیدگی های موجود در آن (گستردگی جغرافیایی، تعدد پرسنل، پیچیدگی شیفت ها، لزوم رعایت بهداشت و …) توصیه می شود از یک سیستم حضور و غیاب مناسب که بتواند از عهده این موارد برآید، استفاده نمایید. انتخاب تعداد مناسب دستگاه حضور و غیاب مبتنی بر بیومتریک در کنار یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب می تواند خواسته های مدیریت را در زمینه کنترل بهینه ترددها برآورده سازد. نرم افزار حضور و غیاب تحت وب امکان کنترل تردد، چینش و مدیریت شیفت‌ها و همچنین مدیریت کارکرد کارکنان بیمارستان‌ها و مراکز درمانی را به سادگی مهیا می‌کند و با استفاده از آن می توان از حداکثر پتانسیل نیروها بهره برد.