حضور و غیاب با موبایل | نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین یکی از راهکارهای جدید و کاربردی در اتوماسیون‌های ثبت تردد است. این سامانه بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب  و با استفاده از سیستم موقعیت یاب (Location) موبایل کار می‌کند. در این پست با برترین اپلیکیشن های حضور و غیاب می‌شویم. اگر می‌خواهید بدانید : حضور غیاب آنلاین چیست ؟ چه ویژگی‌هایی دارد ؟ چطور کار می‌کند ؟ چه شرکت‌هایی در این زمینه فعالیت می‌کنند ؟ و … این پست را تا انتها دنبال کنید.

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین چیست ؟

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین، یک سیستم مبتنی بر موبایل است که با استفاده از فناوری GPS (لوکیشن گوشی) و بدون نیاز به دستگاه حضور غیاب، ورود و خروج کارکنان را ثبت می‌کند. این سامانه با نام‌های مختلفی همچون حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه ، سیستم حضور و غیاب با موبایل ، نرم افزار حضور و غیاب اندروید و اپلیکیشن حضور و غیاب  نیز شناخته می‌شود. مزایای سیستم حضور و غیاب با موبایل غیر قابل انکار است.

درباره GPS : یکی از وی‍‍ژگی های جذاب گوشی های هوشمند، قابلیت پیدا کردن دقیق موقعیت و مکان (لوکیشن) است. این سیستم موقعیت یابی جهانی، (Global Position System) GPS نام دارد و متعلق به کشور آمریکا است. اولین ماهواره ردیابی در سال 1978 توسط آمریکا در مدار زمین قرار گرفت و به مرور تعداد این ماهواره‌ها زیاد شد. چند سال بعد آمریکا این تکنولوژی را همگانی کرد و به صورت رایگان در اختیار همگان قرار داد. فناوری ردیابی موقعیت مکانی (GPS) در صنایع مختلف به صورت گسترده استفاده می‌شود. در چند سال اخیر برنامه نویسان با استفاده از این تکنولوژی، موفق به ارائه نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین بر پایه موقعیت مکانی (Location) شده‌اند.

پیشنهاد می‌کنم مقاله ” اپلیکیشن حضور و غیاب موبایل چیست؟” را هم مطالعه نمائید.

سیستم حضور و غیاب با موبایل چطور کار می‌کند ؟

مراحل کار با این سامانه به شکل زیر است :

1. مشخص نمودن محدوده‌های جغرافیایی (Location) برای ثبت تردد. همان درب‌های ورود و خروج (محل نصب دستگاه‌های حضور غیاب) هستند. امکان تعیین محدوده جغرافیایی بر روی این سیستم محدودیتی ندارد و شما می‌توانید محدوده‌‌هایی در خارج از شرکت، برای ثبت تردد پرسنلی که مشغول فعالیت در خارج از شرکت هستند، تعریف کنید.

 

2. در این سامانه نیازی به استفاده از دستگاه ساعت‌زنی نیست و در ازاء آن یک اپلیکیشن حضور و غیاب بر روی تلفن همراه هر یک از کارکنان نصب می شود.

3. با قرارگیری در لوکیشن تعریف شده، شخص در اپلیکیشن حضور و غیاب گوشی خود، دکمه ورود و یا خروج را فشار می‌دهد و بدین ترتیب تردد او ثبت می‌گردد.

 

4. علاوه بر این، کارکنان می‌توانند از طریق این اپلیکیشن درخواست‌های مرخصی یا مأموریت خود را ثبت کنند و همچنین گزارش مربوط به کارکرد خود را مشاهده نمایند.

 

5. مدیر یا مسئول مربوطه می‌تواند از طریق اپلیکیش گوشی هوشمند خود و یا از طریق پنل وب ، درخواست‌های کارکنان (درخواست مرخصی،مأموریت و…) را مشاهده نموده و تأیید نماید. در ضمن گزارشات مربوط به کارکرد پرسنل خود را مشاهده نماید.

 

 دو نکته مهم :

• در زمان ثبت تردد از طریق شناسایی موقعیت جغرافیایی، باید اینترنت و (Location) بر روی گوشی آن‌ها فعال (روشن) باشد.

• بعضی از نرم افزار های حضور و غیاب آنلاین، امکان ارتباط با انواع دستگاه‌های ساعت زنی و همچنین ثبت تردد از طریق بلوتوث و وای فای را نیز دارند.

 

بهترین اپلیکیشن های حضور و غیاب ایرانی

 

سامانه حضور غیاب آنلاین فینتو

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین دینگ

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین اتنسی

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین تایمزی

سامانه حضور غیاب آنلاین کارساعت

حضور و غیاب با موبایل تیک

اپلیکیشن حضور و غیاب نانوواچ

 

اپلیکیشن های حضور و غیاب خارجی

اپلیکیشن‌ های  Calamary، DeskTime ، Office Timmer ، MyAT و Time Camp  از نمونه‌های خارجی موفق در زمینه ارائه نرم‌ افزارهای حضور غیاب آنلاین (اپلیکیشن‌های موبایلی) هستند.

توجه : درج نام نرم‌افزارهای فوق ‌به معنی تأیید آنها نیست. جهت خرید حتماً بررسی بیشتری انجام دهید و با دقت لازم خرید خود را انجام دهید. برای آشنایی با نمونه های خارجی این نرم افزار بر روی لینک اپلیکیشنهای خارجی  یا لینک دوم کلیک کنید.

ویژگی‌های سیستم حضور و غیاب با موبایل

تولید کنندگان و ارائه دهندگان حضور و غیاب آنلاین، ویژگی ها و مزایای بسیاری را برای نرم افزار ارائه شده خود عنوان کرده اند. مهمترین این وی‍ژگی ها عبارتند از:

1- حضور و غیاب آنلاین بر بستر وب و مبتنی بر مکان یابی گوشی های هوشمند (Location) کار می‌کند. بنابراین برای اجرای این نرم‌افزار، نیاز به اتصال اینترنت و گوشی هوشمند دارید.

2- به علت عدم نیاز به خرید و نصب دستگاه حضور غیاب در این سیستم و عدم نیاز به تعمیرات، سرویس و پشتیبانی دستگاه، هزینه‌های جانبی شما به طور قابل ملاحظه‌‌ای کاهش خواهد یافت.

3- گستردگی موقعیت‌ها و مکان‌های ثبت ورود و خروج (امکان تعریف بی‌نهایت محدوده ثبت تردد) یکی از مزایای رقابتی نرم‌افزارهای آنلاین است. در صورتی که شما نمی‌توانید دستگاه‌های حضور و غیاب را به صورت گسترده و در مناطق خارج از کنترل شرکت نصب و راه‌ اندازی کنید.

4- در این سامانه امکان درخواست مرخصی و سایر درخواست‌ها به صورت الکترونیکی و از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی و عدم نیاز به استفاده از برگه‌های درخواست وجود دارد.

5- مدیر و کارکنان در هر زمان و مکان و از طریق اپلیکیشن موبایل، به گزارشات ورود و خروج دسترسی دارند.

6- این نرم‌افزار نیاز به دستگاه ندارد و امکان تعریف بدون محدودیت لوکیشن در آن وجود دارد. بنابراین مشکل پراکندگی درب‌های ورود و خروج، شعبات فراوان و همچنین مشکل ثبت تردد پرسنلی که محدوده کاری آنها خارج از شرکت است، در سیستم حضور و غیاب آنلاین مشاهده نمی‌شود.

7- با نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین، دیگر نگران قطع برق و خاموشی دستگاه حضور غیاب نخواهید بود. (دستگاهی وجود ندارد تا نگران خاموش شدن آن باشید.)

8- کنترل و ردیابی تردد کارکنان در مأموریت‌های شهری و بین شهری، با استفاده از قابلیت مکان‌یابی گوشی های هوشمند صورت می‌گیرد.

9- گزارش گیری هر محدوده جغرافیایی به صورت مجزا امکانپزیر است و می‌توانید بنابر نیاز گزارشات متنوعی به صورت فردی یا گروهی از شعبات مختلف سازمان تهیه کرد.

10- دقت شناسایی بر اساس موقعیت مکانی بسیار بالا است و امکان دستکاری لوکیشن ، سوء‌استفاده و تقلب در این حالت وجود ندارد.

11- به دلیل امکان تعریف محدوده‌های ثبت تردد نامحدود و همچنین شناسایی سریع از طریق لوکیشن، دیگر خبری از ترافیک و شلوغی ورود و خروج پرسنل در زمان ثبت تردد نیست.

12- به دلیل اینکه در حضور غیاب آنلاین، ثبت تردد از طریق لوکیشن جایگزین  تشخیص چهره، اثر انگشت و … در دستگاه حضورغیاب شده است. بنابراین مشکلات مربوط عدم شناسایی برخی از پرسنل از طریق چهره،‌ اثر انگشت و … در حضور و غیاب آنلاین وجود ندارد.

 

نرم افزار حضور و غیاب آنلاین رایگان

ممکن است در جستجوی گوگل با عباراتی همچون ” نرم افزار حضور و غیاب آنلاین رایگان ” و یا ” نرم افزار حضور و غیاب رایگان اندروید ” روبرو شوید. دوستان عزیز توجه داشته باشید که نرم افزار حضور و غیاب مجانی به صورت کامل وجود ندارد. بیشتر نرم افزارهای مجانی به صورت محدود ارائه می‌شود (مثلاً یک ماه) و پس از آن شما به نرم افزار مربوطه و اطلاعات خود دسترسی نخواهید داشت، مگر اینکه آن نرم افزار را خریداری نمائید.

اگر نرم افزاری هم به صورت رایگان و دائمی در اختیار شما قرار بگیرد، قطعاً کامل نیست و نیازهای شما را برآورده نخواهد کرد.

در واقع ارائه نسخه رایگان، برای این است که شما با محیط نرم افزار آشنایی پیدا کنید و در صورت رضایت از آن، نسخه پولی را خریداری نمائید.

برای خرید نرم‌ افزار حضور و غیاب آنلاین، از چند شرکت استعلام قیمت کرفته و قیمت‌های اعلام شده را بر اساس امکانات موجود نرم‌افزارها مقایسه کنید. اگر شرکت‌ها برای نرم‌افزار خود دمو ارائه می‌دهند، نسخه دمو را هم امتحان کنید. در نهایت گزینه‌ای را که نسبت به امکاناتش قیمت بهتری دارد، انتخاب و خریداری نمائید.

 

اهمیت به روز رسانی اپلیکیشن

نسخه‌ اولیه نرم‌افزار حضور و غیاب آنلاین شما، شاید دارای باگ یا خطاهایی باشد. این خطاها ممکن است به بانک اطلاعاتی نرم‌افزار حضور و غیاب آسیب برساند و داده‌های مهم مشتریان در خطر حذف باشد و یا مشکلات دیگری برای نرم‌افزار به وجود آورد.

علاوه بر این ممکن است به مرور زمان ، بخواهید امکانات بیشتری به نرم‌افزار حضور و غیاب خود اضافه نمائید و یا کاربران حضور و غیاب نیاز به اصلاح و یا اضافه نمودن بخش جدید به نرم افزار را به اطلاع شما برسانند.

بنابراین جهت ارتقاء کیفیت نرم‌افزار حضور غیاب و در راستای کسب رضایت بیشتر مشتریان، نیاز است که به مرور اصلاحاتی را بر روی نرم‌افزار حضور و غیاب خود انجام دهید و به اصطلاح آن را به روز رسانی نمائید.

با ارائه آپدیت یا نسخه جدید نرم‌افزار حضور و غیاب، قطعاً مشتریان رضایت بیشتری از شما داشته و تمایل بیشتری به ادامه همکاری و خریدهای بیشتر از شما خواهند داشت.

در حال حاضر برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به خصوص نرم‌افزارهای وب، امکان سفارشی سازی به خصوص در بخش گزارشات را در اختیار مشتریان قرار  می‌دهند و این امکان بسیار خوبی است که مشتری بتواند بر اساس خواسته‌‌های خود، گزارشات مورد نظر را تهیه کرده و استفاده نماید.

بستر نصب نرم افزار و ذخیره سازی داده‌ها

دو راهکار برای ذخیره سازی داده‌ها در نرم‌افزار حضور و غیاب وجود دارد. در اولین روش شما نیاز به یک کامپیوتر و سرور دارید تا بانک اطلاعاتی نرم‌افزار خود را بر روی آن نصب و راه اندازی کنید. این کامپیوتر در محل شرکت شما استقرار می‌یابد و تمامی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان نیز بر روی آن ذخیره می‌شود.

دوم و جدید، استفاده از فضای ذخیره سازی ابری است. در این روش شما نیازی به کامپیوتر مجزا برای نصب بانک اطلاعراهکار اتی حضور و غیاب و ذخیره سازی داده‌ها ندارید و اطلاعات شما در سرورهای اجاره‌ای شرکت‌های مختلف که راهکارهای ابری ارائه می‌دهند، ذخیره و نگهداری می‌شود. فضای ابری، یک فضای ذخیره سازی اجاره‌ای در بستر وب است که اجازه می‌دهد اطلاعات حضور و غیاب خود را بر روی آن فضا ذخیره نمائید. در این روش شما دیگر هزینه خرید کامپیوتر (سرور) را نمی‌پردازید، در مقابل باید یک هزینه ماهانه یا سالانه بابت هزینه نگهداری اطلاعات بر روی سرورهای ابری پرداخت نمائید.

نکات مهم در خرید نرم افزار حضور غیاب آنلاین

• بهترین نرم افزار حضور و غیاب آنلاین برای کسب و کار شما، نرم افزاری است که با قوانین و سیاست‌های کاری سازمان شما سازگار بوده و خواسته‌ها و نیازهای شما را برآورده سازد. بنابراین هنگام خرید ، دقت کنید که امکانات آن مانند موقعیت‌های تحت پوشش، شیفت‌های کاری، تعداد پرسنل قابل تعریف، نحوه ویرایش ترددها، گزارشات، امکان به روز رسانی، امکان یکپارچه سازی با سایر نرم‌افزارها، قیمت و … ، مطابق با قوانین کاری شما بوده و نیازهای تان را برآورده سازد. علاوه بر اینها، یک نرم‌افزار حضور و غیاب باید با قوانین اداره کار نیز سازگاری داشته باشد و بر خلاف قوانین کاری کشور نباشد.

• توجه داشته باشید که برخی از شرکت‌های ارائه دهنده حضور و غیاب آنلاین، لایسنس نرم‌افزار را به صورت دائمی در اختیار شما قرار نمی‌دهند. بلکه خدمات نرم‌افزاری خود را به صورت دوره‌ای (ماهانه، 6 ماهه، سالانه) در اختیار شما قرار می‌دهند.

• سرور بیشتر نرم‌افزارهای آنلاین به صورت ابری در فضای وب قرار دارد. بنابراین برای حفظ امنیت اطلاعات خود در انتخاب شرکت ارائه دهنده نرم‌افزار نهایت دقت را داشته باشید و شرکت مطمئن و معتبری را انتخاب کنید.

• قیمت و تعرفه اپلیکیشن های حضور غیاب معمولاً بر اساس تعداد پرسنل تعیین می‌شود. هر چه تعداد پرسنل شما بیشتر باشد، باید قیمت بیشتری بابت خرید نرم‌افزار حضور غیاب آنلاین پرداخت کنید.

 

امکانات جانبی که می‌تواند به نرم‌افزار حضورغیاب آنلاین اضافه شود

• یکی از امکاناتی که می‌تواند با سیستم‌ حضور غیاب با موبایل ادغام شود، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب بایومتریک است . در اماکنی که امنیت ورود و خروج از اهمیت بالایی برخوردار است، علاوه بر شناسایی و ثبت تردد بر اساس لوکیشن، می‌توان از دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک نظیر تشخیص چهره و اثر انگشت نیز استفاده نمود. روش کار نیز پیچیدگی خاصی ندارد و مانند سایر سیستم‌های ثبت تردد است.  این دستگاه‌ها با نرم‌ افزار حضور غیاب آنلاین ادغام شده و ورود و خروج‌های ثبت شده را برای این نرم‌افزار ارسال می‌کنند.

• استفاده از فناوری‌های مبتنی بر موبایل نظیر Bluetooth و NFC یک راهکار ارزان قیمت برای جایگزینی دستگاه‌های ساعت زنی است. این فناوری‌ها نیز می‌تواند در کنار شناسایی بر اساس لوکیشن در نرم ‌افزار حضور و غیاب آنلاین مورد استفاده قرار گیرد.

 

کلام آخر

برای مدیریت بهتر حضور و غیاب کارکنان خود، قطعاً شما نیاز به ابزارهای قدرتمند و به روز دارید. این ابزار باید در هر لحظه در دسترس شما باشد و آمار دقیقی از ورود و خروج و ساعات کارکرد پرسنل در اختیار شما قرار دهد. یک سیستم حضور و غیاب خوب، باید در کنار عملکرد دقیق و قدرتمند، دارای کاربری آسان و به اصطلاح کاربر پسند نیز باشد.

سیستم حضور و غیاب با موبایل ، تحولی بزرگ در صنعت حضور غیاب بوجود آورده است. در این نرم‌افزار شما نیازی به سخت افزار (دستگاه) ندارید و هزینه‌ای بابت آن پرداخت نخواهید کرد.  شما می‌توانید در این سامانه به تعداد نامحدود محدوده ثبت تردد تعریف کنید و به راحتی کارکنان خود را در زمان کاری در خارج از شرکت کنترل نمائید.

اما با تمام اوصاف و مزایای ذکر شده، هنوز این اپلیکیشن در کشور ما به صورت جدی مورد استفاده قرار نگرفته و مشخص نیست که این سامانه بتواند به خصوص در شرکت‌های بزرگ، جوابگوی مدیریت تردد کارکنان باشد. در ضمن تعیین دقیق محدوده مجاز ثبت تردد، یکی از چالش‌های مهم نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین است که باید دید در عمل تا چه حدی می‌تواند جوابگوی نیاز شرکت‌های خریدار باشد.

توجه : بسیاری از اپلیکیشن های حضور و غیاب دارای نسخه رایگان یک ماهه هستند، بهتر است قبل از خرید از نسخه دمو (رایگان) استفاده کنید و در صورتی که از عملکرد آن راضی بودید، اقدام به خرید نسخه دائمی نمایید.

خریداران و استفاده کنندگان برنامه حضور غیاب آنلاین به این نکته توجه داشته باشند که این نرم افزار مبتنی بر وب بوده و جهت استفاده از آن باید اتصال اینترنت داشته باشند. در ضمن برای نصب اپلیکیشن، داشتن گوشی هوشمند (Smart Phone) برای هر پرسنل ضروری است.