تایمست مجله تکنولوژی
از آنجایی که دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای اصلی برای مدیریت زمان ورود و خروج کارکنان در سازمان‌ها است، از این رو تنظیمات صحیح این دستگاه، نقش مهمی در کارکرد دقیق و بهینه آن دارد. به طور مثال فکر کنید که تاریخ یا ساعت دستگاه حضور غیاب اشتباه باشد و پرسنل در این موقعیت تردد خود را ثبت کنند. چه اتفاقی خواهد اتفاد؟!
در این مقاله به بررسی تنظیمات کلیدی دستگاه حضور و غیاب از جمله تنظیم ساعت، رمز مادر، تنظیمات شبکه و سایر پارامترهای مورد نیاز می‌پردازیم.
تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب
یکی از مهم‌ترین پارامترهایی که باید بر روی دستگاه حضور و غیاب درست باشد، ساعت و تاریخ دستگاه است. اگر ساعت دستگاه به‌درستی تنظیم نشده باشد، زمان ورود و خروج کارکنان اشتباه ثبت خواهد شد. بنابراین درست بودن این بخش، در محاسبه ساعت کار و حقوق و دستمزد کارکنان، بسیار حائز اهمیت است. برای تنظیم ساعت، معمولاً از طریق منوی تنظیمات دستگاه و با استفاده از کلیدهای جهت‌نما و دکمه‌های تأیید، اقدام می‌شود. برخی از دستگاه‌ها امکان تنظیم خودکار ساعت از طریق شبکه را نیز دارند.
برای تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب مراحل زیر معمولاً انجام می‌شود:
- ورود به منوی تنظیمات: ابتدا وارد منوی تنظیمات دستگاه شوید. این کار معمولاً با استفاده از رمز مدیر یا کارت مدیریتی انجام می‌شود.
- انتخاب گزینه ساعت و تاریخ: گزینه مربوط به تنظیم ساعت و تاریخ را انتخاب کنید.
- تنظیم ساعت محلی: ساعت و تاریخ دقیق را با توجه به منطقه زمانی خود وارد کرده و آن را تأیید کنید. اگر دستگاه قابلیت همگام‌سازی با سرور شرکت را دارد، می‌توانید از این ویژگی برای تنظیم خودکار استفاده کنید.
- ذخیره تغییرات: پس از اتمام کار، تغییرات را ذخیره کنید.
رمز مادر دستگاه حضور و غیاب
رمز مادر یا رمز admin، به عنوان یک لایه امنیتی، برای مدیریت و دسترسی به کلیه تنظیمات اصلی دستگاه حضور غیاب استفاده می‌شود. با استفاده از رمز مادر، می‌توان به تنظیمات کاربران، گروه‌ها، شیفت‌های کاری و سایر پارامترهای دستگاه دسترسی پیدا کرد. به منظور حفظ امنیت اطلاعات، توصیه می‌شود رمز مادر را به صورت دوره‌ای تغییر داده و از اشتراک‌گذاری آن با دیگران خودداری شود.
علاوه بر این بهتر است که در ابتدای کار با دستگاه حضور و غیاب یک رمز قوی (از طریق کد، اثر انگشت یا چهره) بر روی دستگاه تعریف کنید، تا کاربران غیر مجاز امکان دسترسی به منوهای دستگاه را نداشته باشند.
نکات مهم در تنظیم رمز مادر:
- ایجاد رمز قوی: رمز مادر باید شامل ترکیبی از اعداد، حروف و نمادها باشد تا امنیت بیشتری داشته باشد.
- نگهداری امن رمز: این رمز را فقط با مدیران اصلی به اشتراک بگذارید و از ثبت آن در محل‌های عمومی خودداری کنید.
- بازیابی رمز فراموش‌شده: در صورت فراموشی رمز مادر، معمولاً باید با شرکت پشتیبانی دستگاه تماس بگیرید. برخی دستگاه‌ها دارای گزینه بازیابی رمز از طریق ایمیل یا کد امنیتی هستند.
تنظیمات شبکه دستگاه حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب شبکه‌ای، امکان اتصال به شبکه محلی (LAN) یا اینترنت را دارند. این اتصال، امکان انتقال داده‌های ورود و خروج پرسنل به نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب، تهیه گزارش‌های متنوع و مدیریت دستگاه از راه دور را فراهم می‌کند. برای تنظیمات شبکه، باید آدرس IP، Subnet Mask و در صورت نیاز سایر پارامترهای شبکه از جمله gateway و dns را وارد کرد.
مراحل تنظیم شبکه:
- ورود به تنظیمات شبکه: از منوهای دستگاه حضور غیاب به بخش تنظیمات شبکه بروید.
- پیکربندی IP: مشخص کنید که دستگاه از IP استاتیک (ثابت) یا دینامیک (DHCP) استفاده کند. در صورت ثابت بودن، باید یک آدرس IP منحصر به فرد (یونیک) و Subnet Mask را وارد نمائید.
- تنظیمات سرور: آدرس سرور مدیریت اطلاعات یا نرم‌افزار حضور و غیاب را وارد کنید.
- تست اتصال: پس از تنظیم، اتصال شبکه را بررسی کنید تا اطمینان حاصل شود که ارتباط برقرار است.
سایر تنظیمات دستگاه حضور و غیاب
علاوه بر تنظیمات اصلی، دستگاه‌های حضور و غیاب امکانات دیگری نیز ارائه می‌دهند که می‌توانید آنها را مطابق نیازهای سازمان خود تنظیم کنید:
- تنظیمات زبان و نمایش (انتخاب زبان فارسی یا انگلیسی و تغییر قالب نمایش اطلاعات)
- پشتیبان‌گیری و بازیابی (تنظیم دستگاه برای پشتیبان‌گیری خودکار اطلاعات)
- مدیریت کاربران (حذف یا ویرایش اطلاعات کارکنان ثبت‌شده)
- تنظیمات کاربران (افزودن کاربران جدید از طریق اثر انگشت، چهره، کارت یا رمز عبور، تعیین سطح دسترسی، تعیین شیفت کاری و تنظیمات مربوط به مرخصی‌ها)
- تنظیمات گروه‌ها (تقسیم‌بندی کاربران به گروه‌های مختلف بر اساس واحد سازمانی، سمت و سایر معیارها)
- تنظیمات شیفت‌های کاری (تعریف انواع شیفت‌های کاری (صبح، عصر، شب و …) و تنظیم ساعات شروع و پایان هر شیفت)
- تعریف تعطیلات (تعیین روزهای تعطیل رسمی و تعطیلات خاص سازمان)
- تنظیم گزارشات (تنظیم انواع گزارش‌های مورد نیاز، مانند گزارش حضور و غیاب، گزارش تأخیر و زود رفتن، گزارش اضافه کاری و …)
سوالات متداول کابران
- چرا تنظیم ساعت و تاریخ در دستگاه‌های حضور و غیاب مهم است؟
برای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کاربران و محاسبه صحیح حقوق و دستمزد، ساعت و تاریخ دستگاه حضور غیاب باید درست باشد. - چگونه ساعت و تاریخ دستگاه را تنظیم کنیم؟
- دستی: از منوی تنظیمات گزینه “تاریخ و ساعت” را انتخاب کنید.
- اتوماتیک: در دستگاه‌های متصل به سرور، گزینه تنظیم خودکار را فعال کنید.
- نرم‌افزاری: از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب به دستگاه متصل شده و تغییرات را اعمال کنید.
- علت تغییر ساعت و تاریخ دستگاه چیست؟
- مشکل در سرور
- خرابی باتری داخلی
- تغییر ساعت رسمی کشور
- چگونه زبان دستگاه را تغییر دهیم؟
از طریق منوی دستگاه وارد بخش تنظیمات زبان شوید. - چگونه کاربر جدید به دستگاه اضافه کنیم؟
برای ثبت کاربر جدید در بیشتر دستگاه‌ها از مسیر زیر اقدام کنید:
تنظیمات> کاربران> Add کاربر جدید> تعیین نوع روش شناسایی (رمز،کارت، اثر انگشت، چهره)> مطابق با دستورالعمل ارائه شد، کاربر جدید را معرفی می‌کنیم. - چگونه کاربر را از دستگاه حذف کنیم؟
وارد منوی کاربران شده، شماره کاربرد مورد نظر را پیدا کرده و آن را حذف کنید. - ریست فکتوری دستگاه چگونه انجام می‌شود؟
از طریق نرم‌افزار یا فشردن دکمه ریست روی بعضی از دستگاه‌ها - آیا پس از ریست فکتوری نیاز به تنظیم مجدد ساعت و تاریخ داریم؟
بله، مگر اینکه دستگاه به سرور متصل بوده و قابلیت تنظیم خودکار داشته باشد. - آیا تغییر ساعت رسمی کشور همچنان وجود دارد؟
خیر، طبق قانون جدید، تغییر ساعت رسمی کشور در ایران متوقف شده است. - آیا تنظیمات ساعت و تاریخ در دستگاه‌های مختلف حضور و غیاب متفاوت است؟
تفاوت‌های جزئی وجود دارد، اما در بیشتر دستگاه‌ها تنظیمات از منوی “Settings” یا “تنظیمات” انجام می‌شود. - آیا دستگاه‌های حضور و غیاب از تقویم شمسی پشتیبانی می‌کنند؟
بله، اکثر دستگاه‌های موجود در بازار تقویم شمسی را پشتیبانی می‌کنند. - آیا ریست فکتوری دستگاه، تنظیمات ساعت و تاریخ را تغییر می‌دهد؟
بله، دستگاه به تنظیمات کارخانه بازمی‌گردد و باید ساعت و تاریخ مجدداً تنظیم شود. - چگونه ساعت و تاریخ دستگاه را بر اساس موقعیت مکانی ایران تنظیم کنیم؟
انتخاب زبان فارسی و اتصال به سرور، تنظیمات ساعت و تاریخ به‌صورت خودکار اعمال می‌شود. - چگونه ساعت و تاریخ دستگاه را بر اساس موقعیت مکانی ایران تنظیم کنیم؟
انتخاب زبان فارسی و اتصال به سرور، تنظیمات ساعت و تاریخ به‌صورت خودکار اعمال می‌شود. - تنظیمات ساعت و تاریخ دستگاه‌های خاصی مانند تایمکس یا ویردی را چگونه انجام دهیم؟
دستورالعمل تنظیمات در بخش “System” یا “Settings” دستگاه مشخص شده و گاهی به صورت دستی یا اتوماتیک انجام می‌شود.
تنظیمات صحیح دستگاه حضور و غیاب، نقشی اساسی در بهبود دقت و بهره‌وری سازمان دارد. تنظیم ساعت، رمز مادر، و تنظیمات شبکه از جمله مواردی هستند که باید با دقت انجام شوند. با رعایت نکات ذکرشده در این مقاله، می‌توانید عملکرد بهینه دستگاه حضور و غیاب خود را تضمین کنید.
