روش‌های اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر

برای گزارش گیری از دستگاه ساعت زنی، باید ابتدا اطلاعات آن به کامپیوتر و نرم افزار حضور غیاب انتقال یابد. روش‌های مختلفی برای اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر و دریافت اطلاعات آن وجود دارد. این اتصال از طریق درگاه‌های (پورت) مختلف امکانپذیر است که پرکاربردترین آنها عبارتست از پورت شبکه و USB. علاوه بر این پورت سریال (com port) و wifi نیز در این مورد کاربرد دارند. در ادامه با این درگاه‌ها و نحوه برقرار ارتباط از طریق آنها آشنا خواهیم شد.

انواع پورت ارتباطی بر روی دستگاه حضور و غیاب

همانطور که متوجه هستید، دستگاه‌های ساعت زنی به تنهایی به شما گزارش نمی‌دهند. بلکه برای اینکار به یک نرم افزار حضور غیاب نیاز دارید که بر روی یک کامپیوتر نصب می‌شود. برای گزارش گیری بر روی نرم‌افزار باید ابتدا اطلاعات ورود و خروج ثبت شده بر روی دستگاه به کامپیوتر و نرم افزار انتقال یابد. اینکار (اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر و تخلیه یا دریافت اطلاعات) از طریق درگاه‌هایی استفاده می‌شود که به آن‌ها پورت می‌گویند. به طور کلی 4 درگاه ارتباطی برای دریافت اطلاعات از دستگاه های حضور غیاب وجود دارد که عبارتند از :

1. پورت سریال یا com port
2. پورت usb
3. پورت شبکه سیمی
4. پورت شبکه بی‌سیم یا wifi

بر روی دستگاه های جدید بیشتر از درگاه‌های Usb و شبکه سیمی استفاده می‌شود. درگاه wifi بر روی معدودی از دستگاه‌ها وجود دارد. اما استفاده از پورت سریال بر روی دستگاه های حضور و غیاب تقریباً منسوخ شده است. ما بر اساس تعدد استفاده از روش‌ها هر کدام از آن‌ها را توضیح خواهیم داد.

اتصال دستگاه حضور غیاب به کامپیوتر با پورت USB

درگاه usb پرکاربردترین روش اتصال دستگاه حضور غیاب به کامپیوتر و تخلیه اطلاعات است که تقریباً بر روی تمامی دستگاه‌های جدید وجود دارد. اتصال از طریق پورت usb از دو روش کابل usb و فلش مموری امکانپذیر است.

اتصال از طریق کابل usb چندان متداول نیست و دستگاه‌های کمی این قابلیت را دارند. از طرف دیگر توجه داشته باشید که کابل‌های Usb محدودیت طول دارند و معمولاً امکان اتصال با فاصله بیشتر از 3 تا 5 متر وجود ندارد. اما قابلیت تخلیه اطلاعات از طریق فلش بر روی بیشتر دستگاه‌های ساعت زنی جدید وجود دارد و ساده‌ترین روش همین راهکار است.

مزیت استفاده از فلش مموری برای دریافت اطلاعات دستگاه حضور و غیاب این است که نیاز به بستر سخت افزاری و تنظیم خاص ندارد و شما می‌توانید به با یک حافظه فلش اطلاعات ورود و خروج را دریافت کرده و اطلاعات آن را در کامپیوتر و توسط نرم افزار حضور غیاب فراخوانی نمائید.

روش کار بسیار ساده است : فلش مموری را به پورت Usb دستگاه ساعت زنی متصل کنید. در منوهای دستگاه وارد بخش ارتباطات شده و دریافت (فراخوانی یا دانلود) اطلاعات یا رکوردها از طریق usb را انتخاب کنید. اطلاعات موجود در حافظه دستگاه به سرعت و در چند ثانیه بر روی حافظه فلش کپی می‌شود. (تصویر1) حالا فلش را از دستگاه جدا کرده و به پورت Usb کامپیوتر متصل کنید. داخل نرم افزار حضور غیاب در بخش دریافت اطلاعات، از طریق دریافت از فایل (تصویر 2)، اطلاعات به داخل بانک اطلاعاتی برنامه کپی خواهد شد.

اتصال دستگاه حضور غیاب به کامپیوتر با شبکه

شبکه سیمی نیز یکی از پرکاربردترین و بهترین روش‌های دریافت اطلاعات حضور و غیاب است و بر روی اکثر دستگاه‌های جدید وجود دارد. این روش امکان برقرار ارتباط مستقیم با دستگاه حضورو غیاب از راه دور (حتی از طریق اینترنت) را نیز فراهم می‌سازد و شما می‌توانید هر زمانی که نیاز داشتید، از پشت کامپیوتر و بدون نیاز به حضور در کنار دستگاه ساعت زنی، اطلاعات آن را فراخوانی کنید. حتی بر روی بعضی از دستگاه‌ها امکان تخلیه آنلاین نیز وجود دارد و اطلاعات ثبت شده بر روی دستگاه حضور غیاب به صورت خودکار در زمان‌های مشخص شده دریافت خواهد شد.

اما استفاده از این روش به سادگی پورت usb و فلش مموری نیست. برای اینکار باید یک سری تنظیمات بر روی دستگاه انجام دهید که مهمترین آ‌نها تعریف IP-Address است. اتصال فیزیکی نیز می‌توانید به دو صورت مستقیم یا غیر مستقیم باشد.

اتصال مستقیم

در روش مستقیم پورت دو سر کابل شبکه را به پورت شبکه دستگاه و کامپیوتر متصل می‌کنید. اتصال از طریق مستقیم نمی‌تواند بیشتر از 100 متر باشد. این روش معمولاً در شرکت‌های کوچک و جاهایی که بستر شبکه ندارند، استفاده می‌شود.

اتصال غیر مستقیم

اگر در شرکت یا اداره بستر شبکه از جمله سیم کشی و تعبیه پریز(node) شبکه و یا مودم (روتر) موجود باشد. می‌توانید دستگاه و کامپیوتر را به پورت‌ یا Node های موجود متصل کنید. مزیت این روش این است که امکان برقرار ارتباط در فواصل طولانی و در بستر  شبکه‌های داخلی (اینترانت)  و اینترنت نیز امکانپذیر است.

تنظیمات شبکه

هر دستگاه الکترونیکی اعم از کامپیوتر، لپتاپ، پرینتر، دستگاه حضور غیاب و … برای اتصال و شناسایی در شبکه نیاز به یک آدرس منحصر به فرد دارد که به آن آدرس آی‌پی یا IP Address می‌گویند. برای اتصال دستگاه حضور و غیاب از طریق شبکه باید این آدرس را مطابق با پارامترهای شبکه کامپیوتر خود تنظیم کنید.

نکته : برای آگاهی از تنظیمات شبکه کامپیوتر  از یک دستور ساده در محیط cmd ویندوز استفاده کنید. به این شکل : دستور cmd را در کادر run در بخش start ویندوز اجرا کنید. حالا در پنجره باز شده، دستور ipconfig را اجرا کنید.

حالا باید با توجه به تنظیمات شبکه کامپیوتر، پارامترهای شبکه دستگاه حضور غیاب را هم تنظیم کنیم. برای اینکار در بخش تنظیمات شبکه دستگاه، اطلاعات مشابه با تصویر بالا را وارد می‌کنیم.

توجه : اعداد subnet mask و default gateway را عیناً وارد می‌کنیم. برای وارد کردن Ip ، سه بخش اول تغییر نمی‌کند و فقط باید عددد آخر را تغییر دهیم.

در سازمان‌های بزرگ ممکن است کلاس آدرس آی‌پی متفاوت باشد و برای تنظیمات باید حتماً از کارشناس IT یا شبکه شرکت خود کمک بگیرید. در ضمن عددی که در بخش IpAddress وارد می‌شود، باید منحصر به فرد بوده و قبلاً بر روی دستگاه دیگری ست نشده باشد. با فعال کردن گزینه DHCP، تنظیمات به صورت اتوماتیک از روی شبکه شما تنظیم می‌شود. (تصویر 3)

حالا باید دستگاه مورد نظر را در بخش اطلاعات دستگاه بر روی نرم‌افزار تعریف کنید، تا بتوانید با فراخوانی اطلاعات به صورت مستقیم اطلاعات آن را دریافت نمایید. (تصویر 4)