تایمست مجله تکنولوژی
در دنیای دیجیتال امروزی همه چیز در مورد بدون کاغذ و دیجیتال شدن است. ظهور تکنولوژی‌های جدید در زمینه حضور و غیاب کارکنان و تولید انواع دستگاه ساعت زنی می‌تواند این موضوع را تایید کند. اما دانستن اینکه از کجا باید شروع کرد و به دنبال چه نوع سیستم حضور و غیاب بود، می‌تواند دشوار باشد. هنگامی که نوبت به انتخاب نوع سیستم ساعت زنی می رسد، باید موارد زیر را بررسی کنید:
– گزینه‌های احراز هویت (یعنی سخت‌افزار): چگونه می‌خواهید اطلاعات حضور و غیاب کارکنان خود را ثبت و جمع آوری کنید؟
– انواع نرم افزار: از چه نرم افزاری برای نظارت بر سیستم حضور و غیاب استفاده می‌کنید؟
رائه دهندگان: کدام شرکت را برای خرید انتخاب کنید؟
خوشبختانه، امروزه اکثر ارائه دهندگان گزینه های سخت افزاری و نرم افزاری مختلفی را برای انتخاب شما ارائه می‌دهند. در این مقاله، ما به شما کمک می‌کنیم تا انواع سیستم‌های موجود را بررسی کنید تا بتوانید بهترین تصمیم را برای محل کار خود بگیرید
این که آیا از صفحات گسترده مانند اکسل یا سایر روشهای دستی برای ثبت و نظارت بر حضور کارکنان در محل کار خود استفاده می‌کنید، ردیابی زمان ورود و خروج ساعت، شیفت‌های چرخشی، تخفیف‌های جبرانی و اضافه کاری بسیار دشوار است.
با استقرار دستگاه های ساعت زنی بیومتریک می‌توانید بهره وری بخش منابع انسانی خود را افزایش دهید. سیستم حضور و غیاب بیومتریک برای تأیید هویت افراد استفاده می شود. علاوه بر اثر انگشت و تشخیص چهره، عنبیه عنبیه، ویژگی‌های صورت، اندازه دست و سایر ویژگی‌های فیزیکی ممکن است برای کمک به شناسایی آنها شناسایی شود.
انواع احراز هویت (دستگاه ساعت زنی)
امروزه دو نوع سیستم حضور و غیاب برای کسب و کارها وجود دارد – سیستم های دستی و راهکارهای اتوماتیک و مدرن. به خاطر داشته باشید که سیستم های دستی هر سال قدیمی‌تر می شوند. امروزه سیستم‌های خودکار از طرق مختلف برای کسب‌وکارها سود می‌برند و همچنین مقرون به صرفه‌تر می‌شوند.
سیستم های دستی
سیستم‌های ساعت زنی دستی، روشهای قدیمی ردیابی زمان و ثبت حضور و غیاب هستند که از نرم‌افزار برای کار کردن استفاده نمی‌کنند. به برخی از سیستم های دستی رایج اشاره می‌کنیم.
1. برگه های ورود به سیستم
ابتدایی ترین شکل ردیابی ساعت استفاده از برگه ورود به سیستم دست نویس همراه با تقویم است. بیشتر اوقات، کارکنان با ثبت دستی زمان و تاریخ ورود و خروج در دفتر حضور غیاب نگهبانی، وارد محیط کار شده یا از آن خارج می‌شوند. این روش ارزان ترین گزینه در سیستم های ساعت زنی این است، اما روش پرریسک بوده و بسیار مستعد خطا و سوء استفاده است.
2. دستگاه ساعت زنی پانچی
در این دستگاه‌ها که با عنوان کارت پانچ نیز شناخته می‌شوند، به هر یک از کارکنان یک کارت پانچی که به صورت جدولی است تعلق می‌گیرد. پرسنل در زمان‌های ورود و خروج، کارت خود را داخل شیار دستگاه ساعت زنی قرار می‌دهند و تاریخ و ساعت تردد بر روی آن کارت ثبت یا پانچ می‌شود. در انتهای ماه این کارت‌ها جمع آوری شده و از روی اطلاعات پانچ شده، میزان کارکرد و سایر موارد از جمله غیبت، مرخصی، کسر کار و … محاسبه می‌گردد. این روش بسیار وقت گیر است و احتمال بروز اشتباهات انسانی در محاسبه کارکرد در آن وجود دارد.
3. صفحات گسترده
برخی از کسب و کارها از صفحه‌گسترده دیجیتالی مانند گوگل شیت یا اکسل برای ثبت ساعت و محاسبه حضور و غیاب استفاده می‌کنند. در حالی که این روش مصرف کاغذ را کاهش می‌دهد، کمتر از روشهای قبلی در معرض خطا یا سرقت زمان نیست.
سیستم های ساعت زنی خودکار
سیستم های ساعت زنی خودکار از ترکیبی از دستگا و نرم افزار برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان استفاده می‌کنند. آنها راه حلی با فناوری بالاتر برای سیستم های ردیابی زمان هستند و هر سال مدل‌های جدیدتر و مدرن‌تر روانه بازار می‌شود. در این روش اطلاعات ورود و خروج پرسنل بر روی حافظه دستگاه ساعت زنی ثبت شده و گزارشات آن از طریق نرم افزار حضور غیاب در دسترس خواهد بود.
1. دستگاه های ساعت زنی رمزی
ساده‌ترین روش برای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان بر روی دستگاه های حضور غیاب جدید استفاده از شناسه یا رمز عبور (pin یا code) است. در این روش به هر یک از پرسنل یک کد یا رمز عبور منحصر به فرد تعلق می‌گیرد. فرد در زمان ورود یا خروج، رمز خود را از طریق کلیدهای دستگاه ساعت زنی وارد کرده و تردد او بر روی حافظه دستگاه ثبت می‌گردد.
همانطور که می‌بینید ورود رمز روشی بسیار ساده است که مشکلات روشهای دستی را ندارد. اما مشکلاتی مانند فراموشی یا سرقت رمز می‌تواند اذیتتان کند.
2. دستگاه ساعت زنی کارتی
کارت‌های حضور و غیاب اولین نسل از سیستم‌های ساعت زنی خودکار هستند که از کارت‌های دیجیتال برای ثبت زمان ورود و خروج استفاده می‌کنند. ابتدا از کارت‌های بارکدی و مغناطیسی برای ثبت تردد استفاده می‌شد. اما در حال حاضر از کارت های بدون تماس (rfid) بر روی دستگاه‌های ساعت زنی استفاده می‌شود که نیازی به تماس و لمس دستگاه ندارد.
این دستگاه‌ها نیز عملکرد ساده و قیمت ارزان دارند. اما مشکلاتی نظیر گم شدن کارت، سرقت کارت، فراموشی کارت می‌تواند وجود داشته باشد.
3. دستگاه ساعت زنی بیومتریک
جدیدترین و دقیق‌ترین روش ثبت تردد در دستگاه ساعت زنی استفاده از بیومتریک‌ها (مشخصات فیزیولوژی کاربران) برای احراز هویت است. در این روش سنسور یا دوربین دستگاه با اسکن انگشت، چهره، چشم و … کاربران را شناسایی کرده و تردد آنها را ثبت می‌کند. این دستگاه‌ها مشکلات روشهای قبلی از جمله گم شدن یا شکستن کارت، کارت زدن همکاران به جای یکدیگر، فراموشی رمز و … را ندارند و جعل و هک آنها بسیار سخت است.
انواع دستگاه ساعت زنی بیومتریک
- دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی
- دستگاه ساعت زنی تشخیص چهره
- دستگاه ساعت زنی تشخیص عنبیه
- دستگاه ساعت زنی اسکن کف دست
- دستگاه ساعت زنی تشخیص صدا
دستگاه های حضور غیاب بیومتریک معمولاً به صورت ترکیبی از چند روش بیومتریک (مثلاً اثر انگشت+تشخیص چهره) هستند و حتی برخی دارای کارتخوان نیز می‌باشند.
برای مشاهده جدیدترین مدل‌ها و ارائه دهندگان برتر به لینک‌های زیر مراجعه نمائید.
4- حضور و غیاب با موبایل
یکی از جدیدترین و بهترین روشهای ثبت ساعت ورود و خروج کارکنان استفاده از اپلیکیشن های حضور و غیاب مبتنی بر موبایل است که از فناوری‌هایی مانند شناسایی لوکیشن (gps) و wifi برای شناسایی موقعیت جغرافیایی پرسنل و ثبت تردد آنها استفاده می‌کنند. در این روش نیازی به دستگاه ساعت زنی ندارید و می‌توانید اطلاعات ثبت شده را به صورت آنلاین از هر مکانی (با داشتن ارتباط اینترنتی) مشاهده کنید.
با احراز هویت تلفن همراه، کارمندان از یک برنامه موبایل مبتنی بر ابر استفاده می کنند که تا زمانی که اتصال اینترنت وجود دارد، در هر جایی قابل دسترسی است.
سیستم های ساعت زنی مبتنی بر وب در مقابل سیستم های دستی
علاوه بر انواع روش های احراز هویت حضور و غیاب، انواع مختلفی از سخت افزار و نرم افزار نیز وجود دارد. هنگام انتخاب یک سیستم ساعت زنی دستی، یا به سخت‌افزار اولیه برای ساعت‌های پانچ یا صفحات گسترده نیاز دارید، یا اصلاً سخت‌افزاری برای برگه‌های ورود به سیستم ندارید. برای سیستم‌های خودکار، می‌توانید انواع مختلفی از دستگاه ساعت زنی (کارتی، رمزی، بیومتریک ) و همچنین بین نرم‌افزارهای مبتنی بر وب یا ابری را انتخاب کنید.
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ویندوز، کسب و کارها را ملزم به استفاده از مرورگر وب برای ثبت داده‌ها می کند. این راهکار، بهترین کار برای مشاغلی است که از سیستم‌های کامپیوتری استفاده می‌کنند تا زمان دقیق ساعت کاری پرسنل خود را مطابق با شیفت کاری آنها ثبت کنند.
نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب و ابر قابل حمل‌تر از سیستم های مبتنی ویندوزی هستند. از آنجایی که نرم افزار در فضای ابری قابل دسترسی است، کارکنان و مدیران کسب و کار می‌توانند در فضاها و مکانها مختلف به سیستم حضور غیاب دسترسی داشته باشند. اغلب اوقات، می‌توانید سیستم ساعت زنی را باز کنید و داده‌ها را با استفاده از تلفن‌های هوشمند، تبلت، لپ‌تاپ و غیره ذخیره کنید.
سیستم های حضور و غیاب دستی از نرم افزاری برای ثبت زمان و داده های حضور و غیاب استفاده نمی کنند. ممکن است مشاهده کنید که کسب‌وکارها به صورت دستی زمان و ساعت را با استفاده از کارت‌های کاغذی مهر شده یا صفحات گسترده اکسل که در آن داده‌ها به صورت دستی وارد می‌شوند، ثبت می‌کنند. با پیشرفت تکنولوژی و مقرون به صرفه شدن، سیستم های دستی کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرند.
