تایمست مجله تکنولوژی
در چشم انداز پویای محیط های کاری مدرن، مدیریت کارآمد حضور و غیاب کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. سازمان‌ها برای بهینه‌سازی بهره‌وری، تخصیص مؤثر منابع و اطمینان از انطباق با قوانین کار، بر ردیابی دقیق زمان ورود و خروج کارکنان تکیه می‌کنند. سیستم حضور غیاب یک راهکار مدرن و موثر در پیگیری حضور و غیاب پرسنل است که مزیت‌های فراوانی دارد و فرآیندهای مربوط به آن را ساده می کند. در این مقاله، 8 مزیت پیاده‌سازی این سیستم و چگونگی کمک آن به موفقیت سازمان را بررسی می‌کنیم.
1. مدیریت گردش کار ساده شده
ثبت و مدیریت ورود و خروج کارمندان به صورت دستی زمان‌بر و دشوار است. یک سیستم حضور و غیاب خودکار مدیریت گردش کار را با ارائه یک پلت فرم متمرکز ساده می‌کند. ویژگی‌های کلیدی شامل رسیدگی به درخواست‌های حضور و غیاب منظم، درخواست‌های مرخصی و ارسال اضافه‌کاری است. تنها با چند کلیک، متصدی امور اداری می‌تواند شیفتهای کاری را تعریف کرده و به کارکنان اختصاص دهند. اطلاعات ثبت شده در این سیستم بر اساس شیفتهای کاری محاسبه شده و دسترسی آسانی به اطلاعات پردازش شده خواهید داشت.
این کار تخصیص منابع را کارآمدتر می شود و منجر به استفاده بهتر از دارایی‌های سازمانی می‌شود.
2. سیستم بدون کاغذ
سیستم‌های جدید، دیجیتالی هستند و نیازی به ثبت بر روی کاغذ را ندارند. همه چیز در نرم‌افزار و کامپیوتر ثبت شده و در یک بانک اطلاعات نگهداری می‌شود. بنابراین با انبوه برگه های حضور و غیاب خداحافظی خواهید کرد. با اتخاذ سیستم حضور و غیاب، شرکت‌ها اتکای خود را به کاغذ کاهش می‌دهند. انتقال به محیط کار بدون کاغذ نه تنها باعث صرفه جویی در منابع می شود بلکه اثرات زیست محیطی را نیز به حداقل می رساند. سوابق دیجیتال جایگزین کاغذبازی دستی می شود و بازیابی اطلاعات و دسترسی به آنها را سریعتر و راحت تر می‌کند.
3. دقت پیشرفته و یکپارچگی داده
ثبت ورود و خروجها با روشهای دستی یا نرم‌افزارهایی مانند اکسل، مستعد بروز خطاهای بسیاری هستند. در مقابل، سیستم های حضور و غیاب، تا حد زیادی خطاهای انسانی را کاهش داده و اطلاعات دقیقی را ارائه می‌دهند . خواه ردیابی زمان‌های ورود و خروج یا مدیریت اضافه کاری و مرخصی باشد، اتوماسیون یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌کند. اطلاعات قابل اعتماد از تصمیم گیری آگاهانه پشتیبانی می‌کند و از اختلافات ناشی از اشتباهات جلوگیری می‌کند.
4. امنیت بیشتر اطلاعات
سیستم های حضور و غیاب مدرن دارای ویژگی‌های امنیتی پیشرفته هستند. امکان دستکاری اطلاعات برگه‌های دستی و اکسل و همچنین امکان سرقت یا گم شدن برگه‌های دستی وجود دارد. اما سیستم حضور غیاب با استفاده از روشهای نوین مانند احراز هویت بیومتریک، مانند اسکن اثر انگشت و تشخیص چهره، امکان دستکاری اطلاعات و تقلب را تا حد زیادی کاهش می‌دهد. برخلاف رمزهای عبور که می‌توانند به خطر بیفتند، بیومتریک امنیت داده ها را افزایش می‌دهد. حفاظت از اطلاعات حساس کارکنان بسیار مهم است و سیستم های حضور و غیاب نقشی حیاتی در دستیابی به آن ایفا می‌کنند.
5. امکان مدیریت حضور غیاب کارکنان از راه دور
در بعضی از کسب و کارها، کارکنان به صورت دورکاری فعالیت دارند و یا مأمور در خارج از شرکت هستند. سیستم‌های جدید حضور غیاب با استفاده از فناوری‌های geofencing و موقعیت جغرافیایی ( لوکیشن، gps) امکان مدیریت ورود و خروج این گروه از پرسنل را نیز فراهم می‌آورند. مدیران و پرسنل منابع انسانی می‌توانند مکان دقیق کارکنان را در طول ساعات کاری ردیابی کنند.
علاوه بر این به لطف فناوری‌های جدید (اینترنت، امکان تخلیه آنلاین) امکان مدیریت متمرکز حضور و غیاب چندین دفتر و کارگاه از یک مرکز و از راه دور نیز امکانپذیر است.
6. مدیریت کارآمد مرخصی‌ها
درخواست‌های مرخصی، تأییدیه‌ها و محاسبات تعهدی با سیستم‌های حضور و غیاب ساده می‌شوند. کارکنان می‌توانند درخواست های مرخصی را به صورت دیجیتالی در سیستم ارسال کنند، که کاغذبازی و هزینههای اداری را کاهش می‌دهد. سیستم حضور و غیاب به صورت آنلاین، میزان مرخصی استفاده شده و مانده مرخصی را نمایش می‌دهدو مدیران به ترازهای مرخصی هر یک از پرسنل می‌توانند نسبت به تأیید یا لغو درخواست مرخصی آنها اقدام کنند.
7. دسترسی آنلاین به اطلاعات
دسترسی به داده های حضور و غیاب در زمان واقعی به تصمیم گیرندگان قدرت می‌دهد. شرکت‌ها می‌توانند روندها را در این سیستم شناسایی کنند، از میزان مرخصی، مأموریت، اضافه‌کار آگاهی یابند و بر کسر و کار و غیبت‌ها نظارت داشته باشند.
کاربر سیستم یا مدیریت می‌تواند با چند کلیک اطلاعات دستگاه ساعت زنی را فراخوانی کند و در لحظه به اطلاعات ورود و خروج و میزان کارکرد هر یک از پرسنل دسترسی داشته باشد. دسترسی سریع و آنلاین به این اطلاعات در برنامه‌ریزی بهتر برای مدیریت بهینه نیروی کار موثر است.
8. خروجی مناسب برای سایر سیستم‌ها
با یک سیستم حضور غیاب می‌توانید به راحتی اطلاعات مورد نیاز جهت محاسبه دقیق و سریع حقوق و دستمزد و پرداخت مالی به موقع به کارکنان را در اختیار داشته باشید. نرم افزار حضور و غیاب خروجی مناسبی برای استفاده در سایر اتوماسیون‌ها از جمله سیستم حقوق و دستمرد، منابع و انسانی و آموزش فراهم می‌آورد. گزارشات متنوع حضور و غیاب نیز کمک شایانی برای مدیریت بهتر کارکنان می‌کند.
سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب یک مسیر حسابرسی ایجاد می‌کنند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا در صورت نیاز سوابق حضور و غیاب را بازیابی کنند. چه برای مقاصد قانونی و چه برای ممیزی داخلی، داشتن سوابق جامع شفافیت و پاسخگویی را تضمین می کند.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک
دستگاه های حضور غیاب بیومتریک شامل دستگاه های اثر انگشتی و تشخیص چهره بوده و در حال حاضر پرکاربردترین روشها برای مدیریت ورود و خروج کارکنان هستند. در ادامه به 10 مورد از مزایای استفاده از این سیستم‌ها اشاره می‌کنیم.
- دقت بسیار بالا در ثبت ورود و خروج
- امنیت بالا و جلوگیری از ثبت تردد پرسنل به جای یکدیگر
- صرفه جویی در زمان ثبت سریع تردد و محاسبه کارکرد پرسنل
- اطمینان از صحت اطلاعات ثبت شده
- افزایش تعهد و مسئولیت پذیری پرسنل
- قابلیت ادغام و یکپارچه سازی با سایر اتوماسیون‌ها
- دسته بندی اطلاعات در بانک اطلاعات و دسترسی سریع به آنها
- ارائه گزارشات متنوع و کاربردی
- بازگشت سرمایه
- افزایش بهره وری
