دستگاه حضور و غیاب زمان دقیق ورود و خروج پرسنل را ثبت میکند، بنابراین بسیار مهم است که تاریخ و ساعت آن دقیق و به روز باشد. حتماً قبل از اینکه از دستگاه ساعت زنی استفاده کنید، از درست بودن ساعت آن اطمینان داشته باشید. تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه حضور و غیاب به دو روش انجام میشود :
- تنظیم ساعت بر روی دستگاه
- تنظیم ساعت دستگاه از طریق کامپیوتر و نرم افزار
تنظیم دستی ساعت بر روی دستگاه حضور و غیاب
برای تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب به صورت دستی مراحل زیر را دنبال کنید.
- با فشردن دکمه Menu وارد منوها شده و سپس تنظیمات یا سیستم را انتخاب کنید.
- وارد بخش زمان شوید.
- در این بخش میتوانید تاریخ، ساعت، فرمت زمان و تاریخ و نوع تقویم را تغییر دهید.
- وارد تنظیم تاریخ شوید و تاریخ مورد نظر را وارد کنید.
- وارد تنظیم زمان شوید و ساعت، دقیقه و ثانیه را وارد کنید.
- با فعال کردن زمان 24 ساعته، ساعات روز تا 24 ساعت و در صورت غیر فعال کردن آن، ساعات روز به صورت 12 ساعته خواهد بود. (معمولاً این بخش را باید فعال کنید.)
- فرمت استاندارد تاریخ باید به صورت YY-MM-DD (روز/ماه/سال) باشد.
- نوع تقویم را بر روی هجری شمسی تنظیم کنید.
تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب از طریق نرمافزار
اگر دستگاه ساعت زنی شما دارای پورت شبکه باشد، امکان تنظیم ساعت آن از روی نرمافزار حضور و غیاب و یا نرم افزارهای واسط امکانپذیر است. این کار به دو صورت دستی و اتوماتیک امکانپذیر است.
تنظیم دستی
نرم افزارهای حضور و غیاب معمولاً بخشی برای ارتباط گیری با دستگاه و انجام تنظیمات آن از جمله تنظیم تاریخ و ساعت را دارند. همانطور که در تصویر زیر مشاهده میکنید با ورود به بخش تنظیم تاریخ و ساعت، میتوانید زمان مورد نظر را بر روی دستگاه اعمال کنید و یا با کلیک بر روی همزمانی ساعت، زمان دستگاه را با زمان کامپیوتر هماهنگ نمائید.
تنظیم اتوماتیک
اگر دستگاه حضور و غیاب امکان ارتباط آنلاین داشته باشد، میتوان بر روی سرور حضور و غیاب تنظیماتی را انجام داد که در فواصل زمانی مختلف، تاریخ و ساعت دستگاه حضور و غیاب از روی زمان سرور تنظیم کند. به این ترتیب خیالتان راحت است که زمان دستگاه شما همیشه درست است.
علل به هم خوردن تاریخ و ساعت دستگاه حضور غیاب
بعضی از کاربران این تجربه را دارند که گاهی ساعت و تاریخ دستگاه آنها بدون دلیل تغییر میکند. این مشکل میتواند علل مختلفی داشته باشد که ما به مهمترین آنها اشاره میکنیم.
- اشتباه بودن تاریخ سرور : اگر تنظیمات دستگاه شما به صورت شبکهای و آنلاین از روی سرور انجام میشود، ممکن است تاریخ سرورتان اشتباه باشد و با هر بار ارتباط تاریخ اشتباه را بر روی دستگاه ساعت زنی ست کند. پس از کارشناسان IT یا شبکه خود بخواهید. تنظیمات سرور را چک کرده و در صورت اشتباه بودن، آن را اصلاح کنند.
- خراب بودن باتری CMOS : دستگاههای حضور و غیاب معمولاً بر روی برد اصلی خود یک باتری کوچک دارند که تنظیمات خاصی مانند تاریخ و ساعت را ذخیره میکند. اگر این قطعه مشکل داشته باشد، با هر بار خاموش و روشن شدن دستگاه، تاریخ و ساعت آن تغییر خواهد کرد. با تعویض این باتری مشکل حل خواهد شد.
- تنظیمات DST : تا چند سال پیش قانون تغییر ساعت رسمی کشور در انتهای شهریور و ابتدای فروردین اعمال میشد. از این رو تنظیماتی با عنوان DST یا Daylight Saving بر روی دستگاههای حضور غیاب ایجاد شد که در زمانهای یاد شده، تغییر ساعت را روی دستگاهها اعمال کند. البته این قانون در حال حاضر اعمال نمیشود. بنابراین ممکن است با فعال کردن این گزینه در تنظیمات دستگاه، زمان دستگاه ساعت زنی تغییر کند. اگر مشکلی در اینباره داشتید، بهتر است این بخش را غیر فعال کنید.