تایمست مجله تکنولوژی
آیا شما هم به تهیه لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل فکر کرده‌اید ؟ Microsoft Excel جزو نرم‌افزارهای صفحه گسترده (SpreadSheets) است که محبوبیت بسیاری در میان کاربران دارد. نرم‌افزارهای صفحه گسترده از جمله Excel و Google Sheet کاربردهای فراوانی به خصوص در زمینه تهیه لیست و نمودارهای مختلف و برنامه ریزی و کنترل پروژه‌ها دارند. محبوبیت و در دسترس بودن این نرمافزار در کشور ما باعث شده است که برخی از کاربران از فایل اکسل برای جمع ساعت کاری پرسنل استفاده نمایند. در این پست ابتدا چند ویدئوی آموزشی راجع به طراحی جدول اکسل و چند لینک دانلود فایل یا نرم افزار حضور غیاب تحت اکسل ارائه می شود. در ادامه به این موضوع خواهیم پرداخت که آیا جمع ساعت کارکرد پرسنل در یک فایل اکسل می‌تواند برای شما کارگشا باشد یا نه ؟ !
دلیل اصلی کاربران برای جمع ساعت کارکرد پرسنل در اکسل، رایگان بودن آن است. شما به راحتی میتوانید با نصب مجموعه Microsoft Office ، این نرمافزار محبوب و پر استفاده را در اختیار داشته باشید. هر صنف و شغلی را که با کامپیوتر سر و کار دارد، در نظر بگیرید، کم و بیش با Excel سر و کار داشته است. برای آشنایی با راهکارهای نرم افزاری دیگر می توانید پست نرم افزار حضور و غیاب یا دستگاه ساعت زنی و حضور غیاب را مشاهده نمائید.
دانلود رایگان لیست حضور و غیاب پرسنل در نرم افزار اکسل
برای دانلود فایل یا فرم حضور و غیاب پرسنل در نرم افزار اکسل می توانید از لینکهای زیر استفاده نمائید.
- دانلود رایگان از سایت سرزمین دانلود
- دانلود رایگان از سایت آی آر حسابداران
- دانلود رایگان از بلاگ سایت فرادرس
دانلود نمونه فرم حضور و غیاب پرسنل
با توجه با درخواست کاربران، سه نمونه از لیست حضور غیاب پرسنل ( روزانه و ماهانه) در نرم افزار اکسل تهیه شده و برای دانلود در این بخش قرار داده میشود. برای دانلود تصویر فرم خام ورود و خروج، بر روی آنها راست کلیک کرده و گزینه “Save Image as” را انتخاب کنید. برای دانلود فایل با فرمت PDF بر روی هر تصویر تک کلیک نمائید. ( لیست و جدول حضور غیاب کارکنان + فرم خام ساعت ورود و خروج)
6 نکته مهم درباره استفاده از اکسل در حضور و غیاب پرسنل
علیرغم عرضه نرم‌افزارهای پیشرفته حضورغیاب، هنوز هم بعضی از کاربران حضورغیاب جهت ثبت ورود و خروج پرسنل و محاسبه کارکرد آنها از نرمافزار Excel استفاده می‌کنند. وفاداری و دلبستگی این افراد به صفحه گسترده اکسل، باعث میشود، سمت نرم‌افزارهای نوین ثبت تردد نروند و هنوز هم از این نرمافزار دوست داشتنی جهت ثبت ورود و خروج‌ها استفاده کنند. اگر علاقمندید حضور و غیاب کارکنان خود را به صورت رایگان انجام دهید، می توانید پست نرم افزار حضور و غیاب رایگان را مطالعه نمائید.
اما این سؤال پیش میاد : آیا Excel یا نرم‌افزارهای صفحه گسترده مشابه آن، کارایی لازم جهت مدیریت کامل حضور و غیاب پرسنل را دارد؟
برای بررسی این موضوع ، از 6 جهت می‌توان این نرم افزار را مورد ارزیابی قرار داد:
امنیت در حضور و غیاب اکسل
امنیت داده‌ها یکی از ارکان اصلی در هر نرم‌افزاری است. Excel به طور کامل امنیت اطلاعات شما را تضمین نمی‌کند. اگر به فکر تهیه لیست حضور و غیاب کارکنان از طریق اکسل هستید، به این نکته توجه کنید که حتی یک فرد نه چندان حرفه‌ای هم می‌تواند به راحتی از تمامی لایه های امنیتی آن رد شده و به اطلاعات شما دسترسی پیدا کند. شاید بگوئید: “من با رعایت نکات مهم از جمله رمز گذاری، امنیت لازم برای اطلاعاتم فراهم می‌کنم!” توجه داشته باشید ؛ رمز و پسورد اکسل را می‌توان به راحتی هک کرد.
علاوه بر دسترسی آسان افراد غیر مجاز به داده‌های Excel، احتمال دارد فایل حاوی اطلاعات به صورت سهوی یا عمدی توسط افراد دیگر حذف شود.
تأثیر امکانات شبکه بر فایل اکسل حضور و غیاب
در نرم‌افزارهای حضور و غیاب چند کاربره، امکان اتصال همزمان چند کاربر به بانک اطلاعاتی و استفاده از اطلاعات (ورود اطلاعات، ویرایش، نمایش و …) وجود دارد. اما آیا Excel چنین امکانی در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر چند کاربر در بستر شبکه به طور همزمان از یک فایل اکسل استفاده کنند، قطعاً مشکلاتی را در پی خواهد داشت.
Excel نرم‌افزاری نیست که بتواند اطلاعات را به طور همزمان در اختیار چند نفر قرار دهد. بنابراین اگر به دنبال تهیه فایل اکسل حضور و غیاب هستید، تجدید نظر کنید.
ارتباط با دستگاه ساعت زنی و فراخوانی داده‌ها
اگر لیست حضور و غیاب خود را از طریق نرم افزار اکسل ( Excel ) تهیه می‌کنید، باید به این نکته توجه داشته باشید که Excel نمی‌تواند با دستگاه حضور و غیاب ارتباط برقرار کرده و اطلاعات دستگاه‌ها را فراخوانی کند. شما تنها میتوانید لیست حضور غیاب خود را به صورت دستی در نرم افزار اکسل وارد کنید. ورود دستی اطلاعات، قطعاً اشتباهاتی را نیز در پی خواهد داشت. در ضمن ورود حجم زیاد داده‌های حضور و غیاب کارکنان در نرمافزار اکسل، کار بسیار دشواری است.
از دست رفتن اطلاعات حضور غیاب
اگر کاربر کامپیوتر هستید، قطعاً برای شما پیش آمده که فایل مهمی را که به آن احتیاج داشتید، به اشتباه Shift+Delete (حذف کامل) کرده باشید.
تصور کنید با صرف ساعت‌های زیادی، لیست حضور و غیاب خود را در فرم اکسل وارد کرده‌اید. در انتها فراموش می‌کنید که فایل اکسل حضور و غیاب را ذخیره کنید و یا ممکن است در حین کار، ناگهان کامپیوترتان خاموش شود. در این صورت همه اطلاعات از بین خواهد رفت. در این صورت مجبورید ورود اطلاعات را از اول شروع کنید.
حذف اشتباهی فایل ، ویروسی شدن کامپیوتر و حذف فایل‌‌ها و یا غیر قابل استفاده شدن فایل اکسل از جمله مشکلاتی است که برای هر کاربر کامپیوتر پیش می‌آید.
محاسبات در نرمافزار حضور و غیاب در پشت صحنه انجام میشود و کاربر به تنظیمات اصلی محاسبه کارکرد دسترسی ندارد. اما در نرم افزار Excel تمامی فرمول‌ها و تنظیمات قابل مشاهده است و اگر جداول دارای فرمول، قفل نباشد، امکان ویرایش ناخواسته فرمولهای محاسباتی وجود دارد. در این صورت خروجی لیست حضور و غیاب اکسل قابل اطمینان نخواهد بود.
در نرم‌افزارهای صفحه گسترده مانند Excel ، امکان تایپ و ثبت هر داده‌ای وجود دارد. به طور مثال ممکن است در یک سلولی که مختص ساعت ورود یا خروج است، به اشتباه یک کلمه تایپ شود. به همین سادگی محاسبات حضور غیاب با مشکل مواجه می‌گردد. در نرمافزار حضور و غیاب اگر در یک کادر رکورد اشتباهی وارد کنید، نرمافزار آن را قبول نمی‌کند و شما مجبورید فرمت و قالب درست را وارد نمائید.
به طور کلی احتمال بروز خطا در محاسبات حضور و غیاب اکسل زیاد است. این اشتباهات با افزایش تعداد پرسنل بیشتر خواهد شد.
بنابران تردید جایز نیست. فایل اکسل حضور و غیاب تان را با یک نرم افزار حضور و غیاب جایگزین کنید.
راحتی کاربر : نرم افزار یا لیست حضور و غیاب در اکسل
تهیه جدول حضور و غیاب در اکسل برای کاربران مبتدی ، کار آسانی نیست. جستجوی داده‌ها در اکسل قابل مقایسه با جستجوی داده‌های نرمافزار حضور و غیاب نیست. در نرمافزار حضور و غیاب با چند کلیک ساده میتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی داشته باشید.
در حال حاضر استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب تقریباً در تمامی پلتفرم‌‌ها امکان پذیر است. بیشتر نرم افزارهای حضور غیاب، نسخه‌های متنوعی جهت استفاده در کامپیوتر، تبلت، موبایل و یا توسط مرورگر در بستر وب در اختیار شما قرار می‌دهند. اما اکسل چنین امکاناتی ندارد. شاید بتوان اطلاعات اکسل را در گوشی مشاهده کرد، اما ویرایش داده‌ها یا ثبت اطلاعات جدید در گوشی موبایل به راحتی امکان پذیر نیست.
تهیه گزارش از روی لیست حضور غیاب
کارایی هر نرمافزار از جمله حضور و غیاب، زمانی مشخص میشود که بتواند گزارشات مورد نیاز ما را ارائه دهد. آیا چنین امکانی در اکسل وجود دارد ؟
آیا Excel می‌تواند به صورت جداگانه گزارش کاملی از کارکرد پرسنل در اختیار شما قرار دهد ؟ گزارش گیری از اکسل مستلزم داشتن تخصص کافی در این نرمافزار است و وقت و زمان زیادی را از شما می‌گیرد. اما با چند کلیک ساده در نرمافزار حضور و غیاب گزارش مورد نظر خود را تهیه کرده و از آن استفاده می‌کنید. فرقی نمی‌کند از چه نرم افزاری استفاده کنید. حتی نرم افزارهای حضور و غیاب آنلاین که بصورت اپلیکیشن نصب می‌شوند، امکان گزارش گیری را برای شما فراهم می‌سازند.
بالاخره لیست حضور و غیاب در اکسل به کار می آید یا نه ؟
صفحات گسترده‌ای مانند Excel یا شیت‌های گوگل امکانات کاربردی بسیاری در اختیار کاربران سیستم‌های کامپیوتری قرار می‌دهد. این امکانات در پیش‌برد امور کسب و کارها بسیار ارزشمند کارگشا هستند. از طرفی استفاده از این نرمافزار در کشور ما تقریباً رایگان است. با تمام این تفاسیر، با وجود نرم‌افزارهای حضور غیاب، انجام محاسبات حضور و غیاب توسط نرمافزار اکسل، چندان منطقی به نظر نمی‌رسد. رایگان بودن Excel دلیلی است که بعضی از کاربران را ترغیب به استفاده از این نرمافزار می‌کند. اما امکاناتی فراوانی که نرم‌افزارهای حضور غیاب در اختیار شما قرار می‌دهند (از جمله قابلیت خودکاری سازی فرآیندها)، در تایم شیت اکسل وجود ندارد.
