تایمست مجله تکنولوژی
مدیریت حضور و غیاب در هر سازمانی، نه تنها ضامن نظم کاری و بهره‌وری است، بلکه پایه‌ای برای حفظ حقوق قانونی کارکنان محسوب می‌شود. قانون کار ایران برای اطمینان از اجرای صحیح این روند، مقررات مشخصی را برای کارفرما و کارگر در نظر گرفته است. در این مقاله، با زبانی ساده و کاربردی، قوانین حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم و راهکارهایی عملی برای مدیران منابع انسانی ارائه می‌دهیم.
۱. تعریف حضور و غیاب در قانون کار
بر اساس ماده ۹۰ قانون کار ایران، حضور و غیاب به معنای ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارگر است و کارفرما موظف به نگهداری سوابق مربوط به مرخصی، تأخیر، غیبت، مأموریت، اضافه کاری و ساعت کاری است.
۲. الزامات قانونی ثبت تردد کارکنان
مطابق ماده ۱۴۷ قانون کار، کارفرما باید از دفتر تردد یا سیستم‌های الکترونیکی جهت ثبت ساعات کاری استفاده کند. در صورت بروز اختلاف، این اطلاعات مرجع قانونی محسوب می‌شوند.
قانون کار الزام مشخصی برای نوع ابزار ندارد، اما ثبت دقیق و مستمر اطلاعات الزامی است. متداول‌ترین روش‌ها:
- دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک (اثر انگشت، چهره) و کارت
- دفتر ثبت دستی
- نرم‌افزارهای حضور و غیاب تحت وب یا ابری
نکته مهم: در دعاوی حقوقی، مستندات فنی (مانند خروجی دستگاه‌های ثبت تردد) دارای ارزش قانونی هستند، به شرط آنکه صحت آن‌ها قابل اثبات باشد.
۳. نقش دستگاه‌های حضور و غیاب در تطابق با قانون
دستگاه‌های ثبت تردد مانند اثر انگشت، کارت، تشخیص چهره و نسخه‌های آنلاین در صورتی‌که دارای دقت و قابلیت استناد باشند، توسط اداره کار پذیرفته می‌شوند. شرایط لازم برای این سیستم‌ها عبارتند از:
- قابلیت پشتیبان‌گیری و گزارش‌گیری دقیق
- نگهداری اطلاعات برای حداقل ۳ سال (مطابق قانون مالیات و بیمه)
۴. پیامدهای قانونی غیبت، تأخیر و ترک کار
مطابق مواد ۲۷ و ۲۸ قانون کار، مصادیق زیر می‌توانند منجر به اقدامات انضباطی شوند:
- غیبت غیرموجه بیش از سه روز در ماه
- تأخیرهای مکرر ثبت‌شده
- ترک کار بدون اطلاع قبلی یا تسویه
❗ اخراج بدون ثبت مستند قانونی توسط دستگاه حضور و غیاب، در مراجع حل اختلاف پذیرفته نمی‌شود.
4.1 تأخیر، تعجیل و غیبت از دید قانون
قانون کار تعاریف مشخصی برای مواردی چون غیبت غیرموجه، تأخیر و تعجیل دارد که بر اساس آن می‌توان تصمیم‌های انضباطی یا مالی گرفت.
| وضعیت | تعریف | پیامد قانونی |
| تأخیر | ورود بعد از ساعت کاری تعیین‌شده | کسر از حقوق + تذکر یا اخطار |
| تعجیل | خروج پیش از پایان ساعت کاری | کسر حقوق یا اعمال مقررات داخلی |
| غیبت غیرموجه | عدم حضور بدون اطلاع و دلیل قابل‌قبول | کسر حقوق + اخطار یا اخراج در صورت تکرار |
تبصره: در صورت بروز بلایای طبیعی، مشکلات پزشکی یا دلایل فورس‌ماژور، تشخیص موجه بودن با کمیته انضباطی شرکت یا نظر مدیر مستقیم است.
4.2 مرخصی، مأموریت و غیبت موجه
بر اساس مواد ۶۲ و ۶۳ قانون کار، کارمند مجاز به استفاده از مرخصی‌های مختلف است که باید با ثبت در سیستم حضور و غیاب مشخص گردد:
- مرخصی استحقاقی: سالانه ۲۶ روز کاری (با احتساب پنج‌شنبه‌ها ۳۰ روز)
- مرخصی استعلاجی: با تأیید پزشک و بیمه‌گر
- مرخصی بدون حقوق: با رضایت کارفرما
- مأموریت اداری: باید با حکم مکتوب یا تأیید سیستمی باشد
۵. شرایط کسر حقوق و مزایا بر اساس تردد
بر اساس ماده ۵۹ قانون کار، هرگونه کسر از حقوق به دلیل غیبت یا تأخیر باید مستند به آیین‌نامه انضباطی مصوب شورای کارگاه و اطلاعات ثبت شده باشد.
مثال کاربردی:
اگر کارمندی در یک ماه سه روز غیبت غیرموجه داشته باشد:
- حقوق آن روزها قابل کسر است
- در صورت تکرار، امکان فسخ قرارداد بر اساس ماده ۲۷ وجود دارد
۶. آیین‌نامه داخلی حضور و غیاب: چه مواردی باید در آن لحاظ شود؟
برای رعایت قانون و پیشگیری از اختلافات، آیین‌نامه حضور و غیاب باید شامل موارد زیر باشد:
- ساعات رسمی ورود و خروج
- محدوده تأخیر قابل قبول (مثلاً تا ۱۰ دقیقه)
- نحوه ثبت اضافه‌کاری و تأیید آن
- پیامدهای قانونی غیبت و ترک کار
- روش اطلاع رسانی مرخصی و مأموریت
آیین‌نامه باید در شورای کارگاه تصویب شده و یک نسخه آن در اداره کار ثبت شود.
۷. تفاوت قوانین حضور و غیاب در سازمان‌های خصوصی و دولتی
| موضوع | بخش خصوصی | بخش دولتی |
| تدوین آیین‌نامه | داخلی، توسط شرکت | بر اساس دستورالعمل‌های مصوب دولت |
| ساعت کاری | توافقی یا قراردادی | عموماً ۷:۳۰ تا ۱۴:۳۰ |
| نحوه ثبت و اضافه‌کاری | انعطاف‌پذیر، در قرارداد | تابع بودجه و مقررات ابلاغی |
۸. نمونه‌سناریو حقوقی درباره غیبت و تأخیر کارمند
کارمند الف در یک ماه:
- دو روز غیبت بدون اطلاع
- چهار بار تأخیر بیش از ۳۰ دقیقه
📌 اگر آیین‌نامه انضباطی وجود داشته باشد:
- کارمند اخطار کتبی می‌گیرد
- حقوق روزهای غیبت کسر می‌شود
در صورت تکرار، امکان فسخ قرارداد طبق قانون وجود دارد
۹. سوالات متداول درباره قوانین حضور و غیاب
آیا کارفرما می‌تواند بدون ثبت تردد، حقوق را کاهش دهد؟
خیر. کاهش حقوق بدون مستندات قانونی، تخلف محسوب می‌شود.
اگر دستگاه ثبت تردد خطا کند، تکلیف چیست؟
کارمند باید گزارش کتبی ارائه کرده و تردد به صورت دستی با تأیید منابع انسانی ثبت شود.
چند روز غیبت منجر به فسخ قرارداد می‌شود؟
غیبت غیرموجه بیش از ۳ روز در ماه و تکرار آن، می‌تواند منجر به فسخ قرارداد شود.
آیا اضافه‌کاری بدون ثبت در دستگاه حضور و غیاب قابل پرداخت است؟
خیر. اضافه‌کاری باید مستند و ثبت شده باشد تا در حقوق محاسبه شود.
۱۰. چک لیست حضور و غیاب برای مدیران منابع انسانی
✅ ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان
✅ نگهداری سوابق تردد به مدت حداقل ۳ سال
✅ تدوین آیین‌نامه با تأیید شورای کارگاه و اداره کار
✅ استفاده از دستگاه‌های معتبر و غیرقابل دستکاری
✅ آموزش پرسنل درباره مقررات حضور و غیاب
✅ اطلاع‌رسانی روش‌های مرخصی و مأموریت رسمی
نتیجه
مدیریت حضور و غیاب، اگر در چهارچوب قانون و با ابزارهای دقیق انجام شود، نه تنها جلوی سوء برداشت‌ها را می‌گیرد بلکه به بهبود نظم، بهره‌وری و روابط کار نیز کمک می‌کند. با پیاده‌سازی آیین‌نامه مدون، استفاده از سیستم‌های معتبر ثبت تردد و آموزش کارکنان، می‌توان سازمانی قانون‌مدار و منسجم ایجاد کرد.
رعایت دقیق قوانین حضور و غیاب نه‌تنها تضمین‌کننده حقوق کارمند است، بلکه ابزار مدیریت بهره‌وری و نظم در سازمان است. کارفرمایان باید با به‌روزرسانی سامانه‌های ثبت تردد و آگاهی از حقوق قانونی، از بروز اختلافات کاری جلوگیری کنند. کارمندان نیز با شناخت حقوق و مسئولیت‌های خود، می‌توانند تعامل شفاف‌تری با مجموعه داشته باشند.
