تایمست مجله تکنولوژی
صندوق فروشگاهی یک سیستم کامپیوتری است که نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی بر روی آن نصب شده است. این سیستم فرآیند فروش را مکانیزه و اتوماتیک می‌کند. اطلاعات خرید مشتریان بر روی این سیستم ثبت و ذخیره شده و با استفاده از آن می‌توانید میزان فروش، موجودی کالا و سود و زیان فروشگاه خود را محاسبه کنید. به دلیل محاسبه و پردازش مالی سریع در سیستم صندوق فروشگاهی، فرآیند فروش سرعت بیشتری داشته و مشتریان رضایت بیشتری از خرید خود خواهند داشت. این سیستم با نام پایانه فروش یا پوز فروشگاهی نیز شناخته می‌شود.
صندوق فروشگاهی چیست و چگونه کار می‌کند ؟
همانطور که گفتیم؛ صندوق فروشگاهی یا سیستم فروشگاهی مجموعه‌ای از یک کامپیوتر یا سیستم کامپیوتری بهمراه نرم افزار حسابداری است که فرآیند فروش محصولات و کالاها را در یک فروشگاه مدیریت می‌کند. کامپیوتری فروشگاهی می‌تواند به سادگی یک ماشین حساب کوچک و یا یک سیستم جامع و کامل سخت‌افزاری و نرم افزاری باشد. یک سیستم فروشگاهی معمولاً از یک صندوق فروش (کامپیوتر فروشگاهی)، نرم افزار صندوق فروشگاهی، بارکدخوان، پرینتر صدور فیش، کشوی پول، دستگاه کارتخوان (جهت تسویه) و … است.
انواع صندوق فروشگاهی
صندوق های فروشگاهی در انواع مختلفی تولید و عرضه می‌شود. ساده‌ترین نوع آن پوز فروشگاهی است. اما دستگاه‌های جدیدتری لمسی و ابری نیز به بازار آمده است. در ادامه با مهمترین انواع سیستم فروشگاهی آشنا می‌شویم.
صندوق فروشگاهی ECR
پوز فروشگاهی ECR در واقع یک ماشین حساب است که دارای نرم افزار فروشگاهی است. این سیستم فقط فروش را محاسبه می‌کند و امکانات دیگر مانند موجودی کالا را ندارد. صندق فروشگاهی ECR عملکرد ساده‌ای دارد و کار با آن سخت نیست. این سیستم قیمت پائین‌تری نسبت به سایر مدل‌ها دارد و می‌توان از آن در فروشگاههای کوچک و سوپرمارکت‌ها استفاده کرد.
صندوق فروشگاهی POS
صندوق فروشگاهی POS امکانات بیشتری نسبت به مدل ECR در اختیار شما قرار می‌دهد. این صندوق یک سیستم کامپیوتری دارای مانیتور بوده و نرم افزار حسابداری فروشگاهی بر روی کامپیوتر نصب شده است. با اتصال بارکدخوان، فیش پرینتر و سایر تجهیزات به کامپیوتر، یک سیستم فروشگاهی کامل در اختیار خواهید داشت. صندوق فروشگاهی POS علیرغم داشتن امکانات زیاد، قیمت نسبتاً مناسبی هم دارد و در حال حاضر در بسیاری از فروشگاههای بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد.
صندوق فروشگاهی POS Touch
صندوق فروشگاهی pos touch یا لمسی دارای یک نمایشگر لمسی است که تمامی کارهای ثبت و فروش کالا بر روی آن انجام می‌گیرد. این سیستم ظاهر زیبایی دارد و تمامی تجهیزات از جمله حافظه، پردازشگر، نمایشگر و … بر روی یک دستگاه (All in One) ادغام شده است. این مدل از صندوق های فروشگاهی قیمت بالایی دارند.
صندوق فروشگاهی ابری (اندروید)
صندوق فروشگاهی ابری یک دستگاه پوز کوچک با سیستم عامل اندروید است که اپلیکیش حسابداری فروشگاهی بر روی آن نصب می‌شود و با استفاده از فضای ابری، امکان مدیریت یکپارچه فرآیند فروش را بر روی دستگاه پوز فراهم می‌سازد. به این سیستم، صندوق فروشگاهی اندروید یا آنلاین نیز می‌گویند. صندوق فروشگاهی ابری یا اندروید، تمام امکانات و قابلیت‌های یک پایانه فروش را در اختیار شما قرار می‌دهد. با توجه به اینکه اطلاعات و داده‌های ثبت شده در یک فضای مجازی (ابری) در بستر اینترنت ذخیره می‌شود، بنابراین شما نیازی به خرید تجهیزات سخت‌افزاری مانند کامپیوتر نخواهید داشت و به این ترتیب هزینه‌های شما کاهش چشمگیری خواهد داشت. از این رو افرادی که به دنبال یک صندوق فروشگاهی ارزان قیمت می‌گردند، می‌توانند از این سیستم استفاده نمایند.
مزیت صندوق فروشگاهی اندروید یا ابری این است که امکان مدیریت یکپارچه شعبات مختلف به صورت متمرکز وجود دارد و مدیرفروشگاه‌ها می‌تواند با دسترسی به داده‌های ذخیره شده در فضای ابری، اشراف کاملی بر عمکلرد تمامی پایانه‌های فروش در نقاط مختلف داشته باشد.
اجزاء و مشخصات سیستم فروشگاهی
سیستم فروشگاهی فقط محدود به صندوق فروش نمی‌شود. بلکه در کنار آن تجهیزات مختلفی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد که در کنار هم یک سیستم صندوق فروشگاهی را تشکیل می‌دهند. در ادامه با مهمترین این تجهیزات آشنا می‌شویم.
صندوق فروشگاهی
انواع صندوق های فروشگاهی مهمترین بخش یک سیستم فروشگاهی هستند که با آنها در بخش قبل آشنا شدیم.
نرم افزار فروشگاهی
نرم افزار صندوق فروشگاهی یک سیستم حسابداری است که به همراه سخت‌افزار صندوق، امکانات گوناگونی را برای فروشگاه‌ها و کسب و کارهای مختلف ایجاد می‌کنند. امکان ثبت خرید و موجودی کالا، قیمت گذاری، ثبت فروش و محاسبه سود و زیان از جمله امکانات نرم افزار صندوق فروشگاهی است.
چاپگر صدور فیش
یکی از ملزومات سیستم‌های فروشگاهی، چاپ رسید و فاکتور جهت ارائه به مشتری است. جهت اینکار از انواع فیش پرینتر یا چاپگر حرارتی استفاده می‌شود.
بارکد خوان
بارکد خوان به صندوق های فروشگاهی می‌شود. این دستگاه بارکد روی کالا و محصولات را اسکن کرده و اطلاعات آن را به نرم افزار حسابداری ارسال می‌کند. بارکد خوان به دو صورت سیمی و بی‌سیم وجود دارد.
ترازو دیجیتال
ترازوی دیجیتال وزن کالا را محاسبه کرده و می‌توان اطلاعات و قیمت کالاها را نیز در حافظه خود نگه دارد. این ابزار قابلیت صدور فاکتور نیز دارد. ترازوی دیجیتال می‌تواند با انواع صندوق فروشگاهی ترکیب شده و اطلاعات محصولات را از نرم‌افزار دریافت نماید.
کارتخوان
کارتخوان‌ها برای تسویه مالی خرید، مورد نیاز هر سیستم فروشگاهی هستند. کارتخوان‌های جدید که مجهز به سیستم عامل اندروید هستند، علاوه بر انجام تراکنش مالی، قابلیت نصب اپلیکیشن فروشگاهی را دارند و می‌توانند به عنوان یک صندوق فروشگاهی مجزا مورد استفاده قرار گیرند.
کشوی پول
از کشوی پول می‌توانید برای نگهداری وجوه نقدی دریافتی از مشتری استفاده نمائید. به این ترتیب می‌توانید به راحتی وجوه نقد شامل اسکناس و سکه را مدیریت و نگهداری کنید. کشوی پول قابلیت اتصال به انواع سیستم فروشگاهی را دارد.
10 فاکتور مهم در انتخاب و خرید سیستم فروشگاهی
1. پردازنده یا CPU نقش به سزایی در سرعت پردازش کارهای صندوق فروشگاهی دارد. در فروشگاههای کوچک می‌توان از پردازنده‌های رده پائین مثل celeron و corei3 استفاه کرد، اما در فروشگاههای بزرگ توصیه می‌شود از cpuهای قدرتمندتر مثل Corei7 استفاده نمائید.
2. حافظه موقت یا Ram نیز تأثیر زیادی در افزایش سرعت سیستم فروشگاهی دارد. اگر حجم کاری شما زیاد نیست، لزومی ندارد، سیستمی با رم با حافظه بالا انتخاب نمائید، اما اگر حجم کاری زیادی دارید، توصیه می‌شود، سیستمی با حافظه رم کافی انتخاب نمائید.
3. حافظه اصلی جایی است که اطلاعات شما ذخیره سازی می‌شود. در انتخاب حافظه سیستم فروشگاهی به دو نکته توجه داشته باشید: 1. نوع حافظه hdd باشد یا ssd ؟ (ssd سرعت بیشتری دارد) 2. ظرفیت حافظه باید متناسب با حجم دیتای ذخیره سازی باشد.
4. فن برای خنک کردن بخشهای مختلف سیستم‌های کامپیوتری به خصوص cpu به کار می‌رود. اما یک ایراد دارد که با جمع آوری گرد و غبار محیط یا چربی به مرور زمان صدا می‌دهد. بنابراین اگر در محیط‌هایی مانند رستوران و … از صندوق فروشگاهی استفاده می‌کنید، بهتر است از سیستم های فروشگاهی بدون فن استفاده نمائید.
5. پورت‌ها برای اتصال تجهیزات جانبی از جمله کارتخوان، کشوی پول، بارکد خوان، چاپگر و … مورد استفاده قرار می‌گیرند و انواع مختلفی دارند. پورت usb، Rs232 و شبکه پرکاربردترین درگاه‌های ارتباطی بر روی پایانه‌های فروشگاهی هستند. سیستم فروشگاهی منتخب شما باید تعداد پورت کافی برای اتصال تجهیزات مورد نظر را داشته باشد.
6. Pos Touch ها، نسل جدیدی از صندوق های فروشگاهی هستند. اگر قصد خرید این مدل را دارید، باید بدانید که صفحه لمسی یا تاچ این سیستم‌ها دو نوع است : ضربه‌ای، لمسی حرارتی. نوع لمسی حرارتی بهتر است، اما در بعضی از کسب و کارها که دست متصدی ممکن است چرب یا خیس باشد و یا از لوازمی مانند دستکش استفاده کند، بهتر است از نوع ضربه‌ای استفاده شود.
7. نمایشگر مشتری یا مانیتور دوم، یکی از امکاناتی است که بر روی بعضی از سیستم های فروشگاهی موجود است. بعضی از مدل‌ها دارای دو مانیتور هستند که امکان رویت فرآیند ثبت سفارش را برای مشتری امکانپذیر می‌کند. در بعضی از مدل‌ها نیز امکان اضافه کردن مانیتور دوم به صورت آپشن وجود دارد.
8. برند : یکی از نکات بسیار مهم در انتخاب و خرید هر سیستم، توجه به برند و شرکت سازنده آن است. صندوق های فروشگاهی شامل برندهای داخلی و خارجی متنوعی است. از مهمترین برندهای این حوزه می‌توان به POSBANK, CBON, TYSSO و OKPOS اشاره کرد.
9. قیمت صندوق فروشگاهی یکی از مهمترین فاکتورها در زمان خرید است. قیمت سیستم فروشگاهی باید متناسب با امکانات آن بوده و از همه مهم‌تر باید با بودجه شما تناسب داشته باشد. هر سیستمی که قیمت بیشتری دارد، لزوماً بهتر نیست، بلکه مهم عملکرد و کارآیی آن است.
10. پشتیبانی و خدمات پس از فروش از نکات بسیار مهمی است که قبل از خرید صندوق فروشگاهی باید به آن توجه داشته باشید. شرکت فروشنده POS باید تخصص و صلاحیت کافی در حوزه نصب و راه اندازی، تعمیرات و پشتیبانی این سیستم‌ها داشته و بتواند پاسخگوی مشکلات و سوالات شما پس از خرید باشد.
