راهنمای خرید صندوق فروشگاهی

سیستم‌های فروشگاهی  از مهم‌ترین ملزومات کسب و کارهای مختلف از مغازه‌های کوچک گرفته تا سوپرمارکت‌ها و فروشگاه‌های زنجیره‌ای هستند. در حال حاضر صندوق فروشگاهی ECR و POS دو مدل بسیار معروف و پرفروش در بازار هستند. خواه یک صندوق فروشگاهی ساده (ECR)، یک اپلیکیشن iOS یا Android، یا یک سیستم پیچیده فروش (POS) باشد، هر کسب و کاری برای مدیریت فروش خود نیاز به یک مدل از این سیستم‌ها خواهد داشت.

اگر صاحب یک کسب‌وکار هستید و به دنبال بهبود مدیریت فروش و افزایش بهره‌وری هستید، صندوق فروشگاهی می‌تواند یکی از بهترین سرمایه‌گذاری‌های شما باشد. اما پیش از خرید، آشنایی با نکات کلیدی و مقایسه گزینه‌های موجود در بازار ضروری است.

صندوق فروشگاهی چیست؟

صندوق فروشگاهی، دستگاهی است که برای مدیریت فروش و تراکنش‌های مالی در کسب‌وکارها به کار می‌رود. این دستگاه شامل نرم‌افزارهای حسابداری و مدیریت موجودی است و اغلب با چاپگر رسید و بارکدخوان یکپارچه می‌شود. استفاده از صندوق فروشگاهی نه تنها فرآیند خرید را برای مشتریان ساده‌تر می‌کند، بلکه به صاحبان کسب‌وکار کمک می‌کند تا درآمدها، هزینه‌ها و موجودی کالا را به طور دقیق مدیریت کنند.

بسته به ویژگی‌هایی که نیاز دارید، می‌توانید یک سیستم فروشگاهی بسیار ساده یا سیستمی را انتخاب کنید که دارای قابلیت‌های پیشرفته باشد و با برنامه‌های تجاری مختلف مانند نرم‌افزار حسابداری و خدمات بازاریابی  یکپارچه شود. شما ممکن است یک سیستم POS مبتنی بر ابر را ترجیح دهید که روی تبلت ها یا مرورگرها اجرا شود زیرا هم مقرون به صرفه و هم با امکانات کامل هستند. یک سیستم POS کاملا یکپارچه می‌تواند عملیات تجاری را خودکار کند، خطای انسانی را کاهش دهد و کارایی کسب و کار را افزایش دهد. برخی از نرم افزارهای فروشگاهی در صنایع خاصی تخصص دارند، به عنوان مثال، صندوق‌های فروشگاهی برای خرده فروشان یا رستوران ها.

انواع صندوق فروشگاهی

صندوق‌های فروشگاهی به سه دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

1. صندوق مکانیکی: گزینه‌ای ابتدایی با کارکرد ساده
2. صندوق دیجیتال (POS): مناسب برای فروشگاه‌های کوچک تا متوسط با امکاناتی نظیر گزارش‌دهی و چاپ رسید.
3. صندوق هوشمند: دارای صفحه‌نمایش لمسی و نرم‌افزارهای پیشرفته برای مدیریت فروش و انبارداری

مقایسه صندوق های فروشگاهی
ویژگی	صندوق مکانیکی	صندوق دیجیتال (POS)	صندوق هوشمند
کاربری	ساده و ابتدایی	فروشگاه‌های کوچک تا متوسط	فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای
امکانات	محاسبات ساده، چاپ رسید	گزارش‌دهی، مدیریت موجودی، چاپ رسید، اتصال به دستگاه کارتخوان	صفحه‌نمایش لمسی، نرم‌افزارهای پیشرفته، مدیریت انبارداری، یکپارچگی با سیستم‌های دیگر
نرم‌افزار	محدود یا بدون نرم‌افزار	نرم‌افزارهای حسابداری ساده	نرم‌افزارهای جامع و قابل شخصی‌سازی
قیمت	اقتصادی	متوسط	بالاتر
پیچیدگی استفاده	آسان	متوسط	ممکن است نیاز به آموزش داشته باشد

5 نکته مهم مهم در خرید صندوق فروشگاهی

با رعایت نکات زیر، می‌توانید بهترین صندوق فروشگاهی را برای کسب‌وکار خود انتخاب کنید و از مزایای آن بهره‌مند شوید.

• نیازسنجی کسب‌وکار: ابتدا حجم فروش، تعداد تراکنش‌ها و نوع محصولات خود را در نظر بگیرید.
• قابلیت‌های نرم‌افزاری: اطمینان حاصل کنید که صندوق انتخابی از نرم‌افزارهای موردنیاز شما مانند مدیریت انبار، گزارش فروش و حسابداری پشتیبانی می‌کند.
• گارانتی و خدمات پس از فروش: به پشتیبانی فنی و ضمانت‌نامه محصول توجه ویژه‌ای داشته باشید.
• سهولت استفاده: اگر کارکنان شما با تکنولوژی آشنا نیستند، مدل‌های ساده‌تر و کاربرپسندتر را انتخاب کنید.
• اتصال به دستگاه‌های جانبی: در صورت نیاز، مطمئن شوید که صندوق شما قابلیت اتصال به چاپگر رسید، بارکدخوان و دستگاه کارت‌خوان را دارد.

 

عوامل مهم که باید در زمان خرید صندوق فروشگاهی به آن توجه کنید

1- اندازه کسب و کار شما

قبل از اینکه سیستم مناسب برای کسب و کار خود را انتخاب کنید، باید طرح کسب و کار خود را دوباره بررسی کنید. مغازه کوچکی دارید یا فروشگاه بزرگ؟ اگر کسب‌ و کار کوچک با حجم فروش محدود هستید، شاید یک صندوق فروشگاهی کوچک مانند ECR برای شما کافی باشد. اما اگر فروشگاه‌های زنجیره‌ای بزرگ دارید، قطعا باید از سیستم پیشرفته استفاده کنید.

تعداد فروشگاه یا مغازه، تعداد اقلام موجودی، تعداد مشتریان از جمله مواردی است که باید در زمان خرید صندوق فروشگاهی در نظر بگیرید.

 اگر تعداد انگشت شماری محصول دارید، یک صندوق معمولی و کوچک یک راهکار مقرون به صرفه است، اما اگر صدها یا هزاران کالا دارید، باید سیستم pos پیشرفته خریداری نمایید.

2- بودجه شما چقدر است؟

صندوق فروشگاهی POS شاید یک انتخاب جذاب به نظر برسد و امکانات بیشتری را به شما بدهد، اما قطعاً هزینه آن از یک صندوق ECR بیشتر است. شما در زمان خرید باید به بودجه خود توجه داشته باشید. اگر کسب‌ و کار جدیدی هستید که تازه شروع به کار کرده‌اید و بودجه محدودی دارید، می‌توانید کار خود را با یک صندوق فروش ساده شروع کنید و پس از گسترش کسب و کار و داشتن بودجه بیشتر به سمت سیستم‌های پیشرفته‌تر بروید.

4- چاپگرهای رسید: حرارتی یا جوهری؟

نکته خوب در مورد صندوق‌های نقدی کلاسیک این است که آنها یک چاپگر رسید داخلی دارند و اغلب در سمت چپ قرار می‌گیرند. رسید می تواند با استفاده از یکی از دو روش چاپ شود: روبان جوهر یا منبع حرارتی معروف به چاپ حرارتی.

چاپگرهای حرارتی به جوهر نیاز ندارند زیرا از کاغذ خاصی استفاده می‌کنند که با مواد حساس به حرارت به نام کاغذ حرارتی پوشانده شده است. این کاغذ به هدهای چاپ حرارتی واکنش نشان می‌دهد تا تصاویر را روی کاغذ تولید کند. کمبود جوهر آنها را به گزینه ای کم هزینه و ارزان‌تر در مقایسه با چاپگرهای جوهری تبدیل می کند.

با این حال، کاغذهای حرارتی یک اشکال دارند و نوشته روی آنها با گذشت زمان، اثر شروع به محو شدن می‌کند و ناخوانا می شود. بنابراین اگر بعنوان سابقه می‌خواهید از رسیدها نگهداری کنید، چاپگرهای حرارتی گزینه مناسبی نیستند.

از طرف دیگر دمای بسیار بالا یا هوای بسیار سرد، بر عملکرد چاپگرهای حرارتی موثر است و موجب تصویر تاریک و فاقد جزئیات کافی می‌شود. اما این شرایط بر روی پرینترهای جوهری تأثیری ندارد.

چاپگرهای جوهری گرانتر هستند و در استفاده از آنها باید هزینه تعویض یا شارژ کارتریج جوهر را در نظر بگیرید.

5-  کشوی پول

کشوهای پول جزء ضروری یک سیستم فروشگاهی هستند. این کشوها در اندازه‌ها، پیکربندی‌ها و سطوح امنیتی مختلف هستند. کشوهای کوچک 13 اینچ و کشوهای بزگتر 18 اینچ هستند. اندازه کشو به تعداد اسلات موجود برای اسکناس و سکه بستگی دارد.

اندازه کشو ممکن است متفاوت باشد، اما همیشه یک قفل کلید به عنوان یک ویژگی امنیتی بر روی آنها وجود دارد. برخی از کشوهای پول دارای یک یا دو اسلات هستند. این به شما امکان می دهد اسکناس های مختلف، چک‌ها و برگه‌های کارت اعتباری را به صورت ایمن نگهداری کنید.

6- پرداخت سریع تر با بارکدخوان

مشتریان هرگز تمایل ندارند مدت زیادی را در صف تسویه حساب بگذرانند. سریع ترین و دقیق‌ترین راه برای حفظ ترافیک تسویه حساب با مشتریان، استفاده از بارکدخوان است.

همه صندوق‌ها با اسکنر بارکد سازگار نیستند. با این حال، اگر بیش از چند ده مورد موجودی دارید، به شما پیشنهاد می‌کنیم، سیستمی را انتخاب کنید که با بارکدخوان کار ‌کند.

در نهایت، مطمئن شوید که یک سیستم صندوق نقدی را پیدا کرده اید که استفاده از آن برای همه آسان باشد. به عنوان یک صاحب کسب و کار، ممکن است بیشتر از صندوق پول برای بازیابی داده هایی مانند مجموع کشو و شیفت استفاده کنید. کارمندان بیشتر از آن برای افزایش فروش یا بازده استفاده می کنند. صرف نظر از اینکه چه کسی و چگونه با ثبت تعامل دارید، مطمئن شوید که همه می توانند به سرعت عملکردهای لازم برای انجام کار خود را درک کنند.

یادگیری نحوه انتخاب صندوق نقدی برای تجارت شما نیازی به پیچیده نیست، فقط باید به خوبی فکر شود. امیدواریم این برگه تقلب شما را در مسیر درست راهنمایی کند. اکنون به آنجا بروید و به دنبال بهترین صندوق فروش برای تجارت کوچک خود باشید!

هزینه راه‌اندازی صندوق فروشگاهی

هزینه راه‌اندازی صندوق فروشگاهی به عوامل متعددی از جمله نوع صندوق، امکانات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، و اندازه کسب‌وکار بستگی دارد. صندوق‌های فروشگاهی سنتی که معمولاً برای کسب‌وکارهای کوچک استفاده می‌شوند، هزینه کم‌تری داشته و معمولاً بین ۵ تا ۲۰ میلیون تومان قیمت دارند. این صندوق‌ها اغلب امکانات پایه‌ای مانند ثبت فروش، محاسبه مالیات و چاپ فاکتور را ارائه می‌دهند.

در مقابل، صندوق‌های فروشگاهی هوشمند یا مبتنی بر نرم‌افزارهای پیشرفته، هزینه بیشتری داشته  قیمت آنها ممکن است بین ۲۰ تا ۱۰۰ میلیون تومان یا بیشتر باشد. این سیستم‌ها اما امکاناتی مانند مدیریت موجودی، اتصال به درگاه‌های پرداخت آنلاین، گزارش‌گیری پیشرفته و یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های مدیریتی را ارائه می‌دهند و برای فروشگاه‌های بزرگ‌تر یا زنجیره‌ای مناسب‌تر هستند.

علاوه بر هزینه خرید صندوق، باید هزینه‌های جانبی مانند نصب، آموزش کارکنان، پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری را نیز در نظر گرفت. برخی از شرکت‌ها خدمات پس از فروش را به صورت اشتراکی ارائه می‌دهند که این موضوع نیز می‌تواند به هزینه‌های کلی اضافه کند.

مزایای صندوق فروشگاهی

از آنجایی که صندوق فروشگاهی یک سیستم کامپیوتری است، مزایای واضحی نسبت به راهکارهای فروش سنتی و ساده‌تر دارد. از جمله این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت موجود کالاها
• تسریع محاسبات و فرآیند فروش
• ارائه رسید (فاکتور) چاپی به مشتری
• اشراف کامل بر نقدینگی صندوق به تفکیک اقلام مختلف
• کاهش و حذف اشتباهات اجتناب ناپذیر انسانی
• شفاف سازی در فرآیند فروش
• گزارشات مختلف از سیستم