تایمست مجله تکنولوژی
استفاده از نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی به عنوان ابزاری قدرتمند برای بهبود مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های حراستی و نگهبانی در سازمان‌ها و اماکن مختلف، بسیار مورد توجه قرار گرفته است. این نرم افزارها با ارائه امکانات متنوع و کارآمد، به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا امنیت را افزایش داده، راندمان کارکنان حراستی (نگهبانان) را بهبود بخشیده و در عین حال هزینه‌ها را کاهش دهند. در این مقاله، به بررسی جامع نرم افزارهای گشت و نگهبانی، ویژگی‌ها، مزایا و کاربردهای آنها خواهیم پرداخت.
نرم افزار گشت و نگهبانی چیست؟
نرم افزار گشت و نگهبانی، یک ابزار نرم افزاری قدرتمند است که به منظور برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر فعالیت‌های گشت زنی نگهبانان در یک شرکت/اداره/سازمان یا هر مکان دیگر طراحی شده است. این نرم افزارها با استفاده از فناوری‌های مختلف مانند GPS، RFID، Qrcode و سیستم‌های ارتباطی بی‌سیم، امکان ردیابی دقیق موقعیت نگهبانان، ثبت اطلاعات مربوط به گشت زنی‌ها، ایجاد گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌ها را فراهم می‌آورند.
هدف اصلی استفاده از نرم افزارهای گشت و نگهبانی، افزایش سطح امنیت و اطمینان از انجام وظایف محوله توسط نگهبانان است. این نرم افزارها با ارائه یک سیستم نظارتی دقیق، به مدیران حراست امکان می‌دهند تا بر فعالیت‌های نگهبانان نظارت کامل داشته باشند و در صورت بروز هرگونه مشکل، به سرعت اقدامات لازم را انجام دهند.
ویژگی‌های کلیدی
نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی دارای ویژگی‌های متنوعی هستند که آنها را از سایر برنامه‌ها متمایز می‌سازد. برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های این نرم افزارها عبارتند از:
- برنامه‌ریزی گشت زنی: این نرم‌افزارها به مدیران حراست امکان می‌دهند تا شیفت‌های نگهبانی دقیقی را برای نگهبانان تعریف کنند و مسیرهای گشت زنی را به صورت دقیق مشخص نمایند.
- ردیابی موقعیت نگهبانان: با استفاده از فناوری GPS مانند لوکیشن موبایل، این نرم افزارها قادر به ردیابی دقیق موقعیت جغرافیایی نگهبانان به صورت آنلاین هستند.
- ثبت اطلاعات گشت زنی: اطلاعات مربوط به زمان شروع و پایان هر سرکشی، نقاط بازرسی شده و هرگونه رویداد غیرعادی در طول گشت زنی، به صورت خودکار در سیستم گشت و نگهبانی ثبت می‌شود.
- ایجاد گزارش‌های دقیق: نرم‌افزار گشت و نگهبانی قادر به تولید گزارشات متنوع روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه از فعالیت‌های نگهبانان می‌باشد.
- تحلیل داده‌ها: این برنامه با استفاده از ابزارهای تحلیل داده، امکان بررسی روندهای مختلف مربوط به فعالیت‌های گشت زنی را فراهم می‌آورد.
- اعلان وقایع: در صورت بروز هرگونه رویداد و اتفاق غیرعادی مانند عدم حضور نگهبان در ایستگاه بازرسی، نرم افزار به صورت خودکار به مدیران حراست اطلاع می‌دهد.
- ادغام با سایر سیستم‌ها: بسیاری از نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های امنیتی مانند سیستم‌های کنترل دسترسی، دوربین‌های مداربسته و سیستم اعلام حریق را دارند.
مزایا
استفاده از نرم افزار گشت و نگهبانی مزایای متعددی را به همراه دارد که برخی از مهم‌ترین آنها عبارتند از:
- افزایش سطح امنیت: با استفاده از این برنامه‌ها، احتمال وقوع حوادث امنیتی کاهش یافته و سطح امنیت سازمان به طور قابل توجهی افزایش می‌یابد.
- بهبود بهره‌وری نگهبانان: این سیستم با ارائه برنامه‌های گشت زنی دقیق و نظارت بر فعالیت‌های نگهبانان، به افزایش راندمان کارکنان حراستی کمک می‌کند.
- کاهش هزینه‌ها: با استفاده از این اتوماسیون گشت زنی، نیاز به نیروی انسانی اضافی برای نظارت بر فعالیت‌های نگهبانان کاهش یافته و در نتیجه هزینه‌های شرکت کاهش می‌یابد.
- افزایش شفافیت و پاسخگویی: نرم افزار گشت و نگهبانی با ارائه گزارشات دقیق و قابل اعتماد، شفافیت و پاسخگویی هر کسب و کار یا شرکت را افزایش می‌دهد.
- تسهیل در تصمیم‌گیری: با استفاده از اطلاعات دقیق و تحلیل شده توسط سیستم گشت زنی، مدیران حراست هر شرکت می‌توانند تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
کاربردها
نرم افزار گشت و نگهبانی در صنایع و اماکن مختلفی قابل استفاده هستند. برخی از مهم‌ترین کاربردهای این نرم افزارها عبارتند از:
- صنایع مختلف: کارخانه‌های تولیدی ، انبارها، پالایشگاه‌ها و صنایع مختلف
- مراکز تجاری: فروشگاه‌های بزرگ، مراکز خرید
- ساختمان‌های اداری: بانک‌ها، بیمه‌ها، شرکت‌ها، ادارات دولتی
- اماکن عمومی: فرودگاه‌ها، ایستگاه‌های قطار، بیمارستان‌ها
- مراکز آموزشی: مدارس، دانشگاه‌ها
مقایسه نرم‌افزارهای مختلف گشت و نگهبانی
با توجه به تنوع بالای نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی موجود در بازار، انتخاب نرم برنامه مناسب برای هر شرکت می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. هر نرم‌افزار ویژگی‌ها و قابلیت‌های منحصر به فردی دارد که آن را برای کاربردهای خاصی مناسب می‌سازد. در این بخش به بررسی برخی از مهم‌ترین معیارهای مقایسه و انتخاب نرم افزار گشت و نگهبانی مناسب می‌پردازیم.
معیارهای مقایسه نرم افزارهای گشت و نگهبانی
- ویژگی‌ها و قابلیت‌ها:
- برنامه‌ریزی گشت زنی: انعطاف‌پذیری در تعریف مسیرهای گشت، تعیین نقاط بازرسی و تنظیم زمان‌بندی گشت‌ها
- ردیابی موقعیت: دقت در ردیابی موقعیت نگهبانان در زمان واقعی، استفاده از فناوری‌های GPS و RFID
- ثبت اطلاعات: جامعیت در ثبت اطلاعات مربوط به گشت‌ها، رویدادها و هشدارها
- گزارش‌گیری: تنوع گزارش‌ها، امکان شخصی‌سازی گزارشات و قابلیت تحلیل داده‌ها
- ادغام با سایر سیستم‌ها: قابلیت اتصال به سیستم‌های کنترل دسترسی، دوربین‌های مداربسته و سایر سیستم‌های امنیتی
- موبایلی بودن: دسترسی به نرم افزار از طریق دستگاه‌های موبایل و تبلت
- هوش مصنوعی: استفاده از الگوریتم‌های هوش مصنوعی برای تحلیل رفتار نگهبانان، تشخیص انحرافات و پیش‌بینی رویدادها
- سهولت استفاده:
- رابط کاربری: سادگی و کاربرپسند بودن رابط کاربری برای مدیران و نگهبانان
- آموزش: ارائه آموزش‌های لازم برای استفاده از نرم افزار
- امنیت:
- حفاظت از داده‌ها: استفاده از پروتکل‌های امنیتی برای محافظت از اطلاعات حساس
- کنترل دسترسی: تعیین سطح دسترسی کاربران مختلف به اطلاعات و امکانات برنامه
- هزینه:
- هزینه خرید: هزینه اولیه خرید نرم افزار
- هزینه‌های جانبی: هزینه‌های نگهداری، پشتیبانی و ارتقاء نرم افزار
- پشتیبانی:
- خدمات پشتیبانی: ارائه خدمات پشتیبانی فنی و پاسخگویی به سوالات کاربران
- بروزرسانی‌ها: ارائه به‌روزرسانی‌های منظم برای بهبود عملکرد نرم افزار و رفع مشکلات
انواع نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی
نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی را می‌توان به دو دسته کلی تقسیم کرد:
1- نرم افزارهای نصب شده (On-premise): این نرم افزارها بر روی کامپیوترهای محلی شرکت نصب می‌شوند. مزایای این نوع نرم افزارها عبارتند از: کنترل کامل بر روی داده‌ها، امنیت بالاتر و سفارشی‌سازی بیشتر.
2- نرم افزارهای مبتنی بر ابر (Cloud-based): این نرم افزارها بر روی سرورهای ابری اجرا می‌شوند و نیازی به نصب نرم افزار بر روی دستگاه‌های محلی ندارند. مزایای این نوع نرم افزارها عبارتند از: دسترسی آسان از هر مکان و دستگاهی، هزینه نگهداری کمتر و قابلیت ارتقاء آسان. اپلیکیشن‌های موبایلی از جمله این برنامه‌ها هستند.
عوامل موثر در انتخاب نرم افزار گشت و نگهبانی
عوامل مختلفی در انتخاب نرم افزار گشت و نگهبانی مناسب برای هر شرکت موثر هستند. از جمله می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- اندازه سازمان: شرکت‌های بزرگ به نرم‌افزارهای پیچیده‌تر و با قابلیت‌های بیشتری نیاز دارند.
- نوع فعالیت: نوع فعالیت هر شرکت و میزان پیچیدگی فرآیندهای امنیتی آن، در انتخاب نرم افزار موثر است.
- بودجه: هزینه برنامه و هزینه‌های جانبی آن باید با بودجه سازمان متناسب باشد.
- نیازهای خاص: هر شرکت ممکن است نیازهای خاص و منحصر به فردی داشته باشد که نرم افزار باید بتواند آنها را برآورده کند.
نکات مهم در انتخاب نرم افزار
- قبل از خرید نرم افزار گشت زنی، نیازهای شرکت را به دقت شناسایی کنید.
- چندین نرم افزار را مقایسه کرده و دموهای آنها را مشاهده کنید.
- از نظرات کاربران دیگر و مشتریان قبلی استفاده کنید.
- به پشتیبانی و خدمات پس از فروش اهمیت دهید.
- به احتمال گسترش شرکت و مقیاس‌پذیری نرم افزار در آینده توجه داشته باشید.
مزایای مهاجرت از نرم‌افزارهای گشت و نگهبانی ویندوزی به اپلیکیشن‌های موبایلی
تکنولوژی به سرعت در حال پیشرفت است و صنایع در سراسر جهان از راهکارهای نوآورانه برای افزایش کارایی و بهره وری استفاده می کنند. بخش امنیتی هر کسب و کاری نیز از این قاعده مستثنی نیست. پیشرفت‌های فناوری تلفن همراه روش‌های سنتی نظارت، گشت سیار و امنیت ثابت را متحول کرده است. یکی از قابل توجه ترین تحولات در سال های اخیر، معرفی اپلیکیشن های گشت زنی موبایل برای پرسنل امنیتی است. این برنامه‌ها مزایای زیادی را ارائه می‌کنند، از بهبود پاسخگویی به دلیل اسکن پست بازرسی تا ارتباطات و مدیریت داده‌های پیشرفته.
این برنامه ها به طور خاص برای ساده سازی عملیات گشت زنی با استفاده از مزایای تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها طراحی شده اند. معمولاً این برنامه ها مبتنی بر ابر هستند و به اصطلاح Software as a Service – به اختصار SaaS ارائه می شوند.
بسته به نرم‌افزار، ویژگی های مختلفی در آن گنجانده شده است. به طور معمول، اپلیکیشن‌های گشت و نگهبانی مبتنی بر موبایل، ویژگی‌هایی مانند ردیابی GPS، گزارش رویداد، مدیریت وظایف و ابزارهای ارتباطی را ارائه می‌دهند که همگی از طریق یک رابط کاربر پسند قابل دسترسی هستند. با استفاده از این برنامه‌ها، شرکت‌های امنیتی می‌توانند گردش کار گشت‌زنی خود را بهینه کنند، خطرات را کاهش دهند و از ایمنی اماکن مختلف و همچنین کارکنان خود اطمینان حاصل کنند.
افزایش پاسخگویی و شفافیت
یکی از مزیت‌های اصلی اپلیکیشن‌های گشت زنی، توانایی افزایش شفافیت و پاسخگویی است. با اسکن تگ‌های NFC و کدهای QR در طول یک شیفت سرکشی یا با استفاده از داده‌های GPS، سرپرستان می‌توانند به راحتی پیگیری کنند که آیا نگهبان آنها واقعاً در طول یک سرکشی در نقاط مورد نظر حاضر بوده است یا خیر و در صورت تمایل می‌توانند این اطلاعات را به مدیران خود ارائه دهند. این سیستم خطر سوء استفاده نگهبانان را کاهش می‌دهد و ابزار خوبی برای شناسایی نگهبانان وظیفه شناس و سخت کوش است.
اسکن دقیق پست های بازرسی تنها مزیت استفاده از گشت زنی موبایلی نیست. بسیاری از این برنامه‌ها امکان عکس گرفتن از حوادثی مانند شکستن پنجره در شرکت و حوادث دیگر و گنجاندن آنها در گزارش پایان کار را ارائه می‌دهند.
بهبود ارتباطات و همکاری
ارتباط آسان و موثر در صنعت امنیت از اهمیت بالایی برخوردار است. اپلیکیشن‌های گشت و نگهبانی موبایلی از کاربران خود پشتیبانی می‌کنند. این سیستم‌ها یک ابزار مدیریت کار یکپارچه دارند که ویژگی هایی مانند لیست کارهای دیجیتالی و دستورالعمل‌ها، و وظایف نگهبانان را به آنها گوشزد می‌کنند. این موضوع تضمین می‌کند که نگهبانان همیشه تمام اطلاعات را در دسترس داشته باشند و هیچ چیز فراموش نمی‌شود و در نهایت خطر فراموشی وظایف حیاتی را از بین می‌رود.
مدیریت داده ها و ارائه گزارشات بهینه
بسیاری از شرکت‌ها هنوز از سیستم های مبتنی بر کاغذ کار می‌کنند یا فقط بخش‌هایی از فرآیندهای عملیاتی خود را دیجیتالی می‌کنند. وقتی نوبت به مدیریت داده ها و گزارش دهی می‌رسد، این موضوع می‌تواند معایبی را به دنبال داشته باشد. سیستم دستی و سنتی نه تنها دست و پا گیر است، بلکه مستعد خطاها و ناکارآمدی‌ها نیز می‌باشد. برنامه‌های گشت نگهبانی نه تنها با خودکارسازی فرآیند جمع‌آوری داده‌ها، بلکه با ساده‌سازی گزارش‌دهی و در نتیجه بهبود قابل‌توجهی دقت و قابلیت اطمینان، این مشکلات را از پیش پای شما برمی‌دارند.
هنگامی که یک شیفت گشت زنی به پایان رسید، روش استاندارد دیجیتالی کردن گشت و نگهبانی تکمیل شده از جمله حوادث و سایر اسناد است تا گزارشی برای مشتریان تایپ شود. برنامه‌های گشت زنی موبایلی نیاز به کاغذبازی دستی را از بین می‌برند و در زمان و منابع هم برای نگهبانان و هم برای سرپرستان صرفه‌جویی می‌کنند. گزارش‌ها به‌طور خودکار ایجاد می‌شوند و مستقیماً در دسترس بوده و آماده ارسال هستند.
علاوه بر این، اطلاعات جمع‌آوری‌شده می‌تواند برای تصمیم‌گیری داده محور استفاده شود. سیستم‌های گشت زنی، تجزیه و تحلیل پیشرفته و سایر قابلیت‌های گزارش‌دهی را ارائه می‌کنند و به شرکت‌ها و یا واحدهای حراستی اجازه می‌دهند تا بینش‌های ارزشمندی در مورد الگوهای گشت‌زنی، روند رویدادها و معیارهای عملکرد به دست آورند. از این آمار و ارقام می‌توان برای ایجاد تعدیل در کسب و کار عملیاتی استفاده کرد. به عنوان مثال، می‌توانید مدت زمان لازم برای رسیدن به یک ملک یا مدت زمان یک شیفت گشت زنی در محل را ثبت کنید.
رعایت مقررات
قوانین و مقررات همیشه چالشی برای واحدهای حراست بوده است. این قوانین اغلب پیچیده بوده و نیاز به مدیریت اضافی دارند. برنامه‌های گشت زنی موبایلی به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا با اطمینان از پایبندی به پروتکل‌ها و رویه‌ها، از این دستورالعمل‌ها پیروی کنند. این سیستم ها به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که اطمینان حاصل کنند که تمام پروتکل‌های امنیتی به درستی دنبال می‌شوند. این موضوع نه تنها کارایی اداری را افزایش می‌دهد، بلکه خطر جریمه یا عواقب قانونی را نیز به حداقل می رساند. با خودکارسازی مکانیزم‌های کنترل، شرکت‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که استانداردهای لازم را همیشه رعایت می‌کنند و اعتماد مشتریان خود را افزایش می‌دهند.
